[AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

[lesurjul]

Bonjour,

Actuellement en DUT GEA, j'ai un outil de gestion à réaliser sur le logiciel excel pour mon stage de 9semaines que je viens de commencer.
J'ai essayer d'automatiser l'importation de données depuis SAGE, j'aimerais maintenant procédé à des regroupements par compte.

Exemple :
60612 100
60612 2000
6062 2658
60631 2156
60632 1346

Je souhaiterais faire seulement la somme des compte 6061 et 6062 par exemple soit 100+2000+2658

Merci de votre aide je vous joins le fichier ou j'ai commencé à travailler.
Le probleme se trouve au niveau de la feuille "importation SAGE"
J'ai exploré des forums mais sans de réelle solution : rechercherV, plans, sous-totaux, maccro, somme.si, chercher et extraction avec stxt mais rien n'y fait.

Je vous recontacterais pour d'autres questions surement durant mes 2 mois stages 🙂
Je reste à votre disposition, merci de votre aide.

Julien

P.S : pour des question de poinds j'ai du supprimer la 1er page avec le menu

 

[Dugenou]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Bonjour,
Un essai pour voir si je te comprends bien :
Seulement la feuille extraction SAGE
Ajout d'une colonne avec le regroupement de compte (les 4 premiers caractères)
Un TCD avec les totaux par racine des comptes.
A noter que j'ai du convertir les colonnes Débit et Credit (remplacer le point par une virgule)
Cordialement

 

[lesurjul]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

C'est une solution intéressante qui m'enlève une jolie épine du pied.
Cependant elle se trouve limitée dans le cas ou mes regroupements ne se fasse pas uniquement par racine des comptes mais aussi par nature.

Exemple :
6061
60621
60623
60624

Et je souhaite faire la somme du 6061+60621+60624 et isoler le 60623 avec d'autres comptes ?

Merci de votre aide.

 

[Misange]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Bonjour
tu rajoutes une étiquette de colonne dans ce cas à la proposition de Dugenou

 

[Misange]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Sinon tu peux aussi regrouper tes comptes à la main si la règle n'est pas mathématiquement évidente... le tcd est plein de ressources 🙂

 

[lesurjul]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Je ne maîtrise vraiment pas cet outil et le but de l'élaboration de ce calcul de coût est qu'il soit automatisé à terme donc, même si la règle n'est pas vraiment mathématiquement évidente, je pense qu'il vaut mieux éviter de "regrouper mes comptes à la mai," non ?

Merci Misange

 

[Misange]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Si il y a bien un truc qui est robuste c'est le TCD... Si ce tableau doit être mis à jour régulièrement et automatisé, le TCD est une solution fiable, extrêmement rapide car les calculs se font en langage machine et pas avec des formules matricielles qui prennent très vite un temps considérable si le nombre de lignes devient grand.
Certes on peut éviter de faire le regroupement à la main ! il suffit d'ajouter une colonne supplémentaire au tableau avec la clé de regroupement.
Maîtriser les TCD t'ouvrira la porte à des analyses très poussées ne nécessitant pas de calcul. Au lieu de passer du temps à faire des calculs, tu l'utilises pour interpréter les résultats ce qui a quand même une valeur ajoutée bien meilleure...

 

[lesurjul]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Hélas on ne nous parle que très vaguement du TCD et ses possibilités..
"Certes on peut éviter de faire le regroupement à la main ! il suffit d'ajouter une colonne supplémentaire au tableau avec la clé de regroupement." Peux tu m'en dires d'avantages, mon outil de calcul de coût doit être automatiser à terme... ?

Comment cela se passe t'il si lors de ma prochaine importation (via maccro qui va encore me poser des problemes ^^) les comptes ont changés, qu'il y en a des nouveaux, que le tableau ne fait pas la même taille ?

 

[lesurjul]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

En attendant c'est bien pratique, pour mes factures au lieu d'appliquer cette dormule matricielle qui fonctionne :
=SOMME(SI(Tableau2[CAT. D.O.]=$A$23;Tableau2[NB.HRS.TOT.]))
J'ai essayé de faire un TCD et c'est beaucoup plus pratique 😉

 

[Misange]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Comment cela se passe t'il si lors de ma prochaine importation (via maccro qui va encore me poser des problemes ^^) les comptes ont changés, qu'il y en a des nouveaux, que le tableau ne fait pas la même taille ?

C'est tout l'intérêt d'un tcd !
si le tableau ne fait pas la même taille, dans la mesure ou tu es avec 2007 et + tu n'as rien à faire si ta base de données est sous forme d'un tableau au sens excel du terme (onglet accueil/style/mettre sous forme de tableau). Non seulement tu as une présentation agréable mais surtout ça crée une plage dynamique. Autrement dit ton TCD prend en compte les données ajoutées dans la source. Il faut rafraichir le tcd en cliquant sur le bouton adhoc, ou mettre une macro qui se déclenche quand la table de données varie.

Si tu as des nouveaux comptes : comme tu mets toi même à la main la clé (si toutefois elle n'est pas automatisable par exemple par comparaison avec un tableau externe faisant la correspondance entre le compte et la clé de regroupement !)
Après importation, tu verras dans ta base des comptes sans clé, il te suffira de les renseigner une fois. (tu peux trier la base sur cette clé pour repérer les vides, ça n'affecte en rien le tcd)

 

[lesurjul]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

C'est bien le souci, je n'ai aucun systeme de clé ? je ne sais pas même pas d'ailleurs ce que c'est ni comment le mettre en place même si je crois comprendre son objectif, pourrais tu essayer de m'expliquer ? ou me donner un exemple sur le dossier excel ?

Du fait du regroupement par nature de compte ils seraient bien pris en compte si il n'y avait pas ce souci de "mets toi même à la main la clé (si toutefois elle n'est pas automatisable par exemple par comparaison avec un tableau externe faisant la correspondance entre le compte et la clé de regroupement !)" ?

Merci de prendre de ton temps 🙂

 

[Misange]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

tes données ce sont des données comptables non ? Les comptes ne sont pas mis au hasard dans un plan comptable. La racine sert justement à faire les regroupements. Il y a un moment ou le comptable regarde la nature de la dépense ou de la recette et décide du N° de compte à attribuer. LA question que tu me poses est d'abord à poser à celui qui a saisi ces données. C'est lui qui sait de quelles clés il aura ou non besoin.
Là il y n'y a aucun doublon dans les N° de comptes
la racine des comptes c'est une clé. Tu la déduis du N° de compte
Je veux bien t'aider mais pas à résoudre des questions qui ne se posent pas.
Fais plusieurs importations de SAGE et regarde ce qui se passe.

 

[lesurjul]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Je sais bien évidemment que les données suivent celles du PCG (plan comptable général) et sont classées par nature dans celui-ci cependant cela est dans le cas d'une comptabilité générale.

En comptabilité analytique, il faut faire des retraitements par activité (et non par nature) ainsi tous les sous-comptes ne se regroupent plus ensemble, c'est pour cela que je te demandais comment affecter les clés car je sais quoi regrouper.

Je ferais plusieurs importations depuis SAGE demain, mais mes maccros laissent à désirer puisque je les ai enregistrer et non écrites, je ne pratique pas assez le VBA..

Je comprend ta notion de clé mais je n'arrive pas à la mettre en place ?

Merci

 

[Misange]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Donne un exemple de ce que tu voudrais regrouper.
Mais si il n'y pas de règle et qu'il faut le faire à la main, il suffit d'ajouter une colonne dans laquelle tu mets un code genre
Loyer-télécom-internet
équipement informatique
...
On peut juste dans ce cas mettre une liste de validation our faciliter la saisie et éviter qu'il y ait des variations dans l'écriture qui ensuite mette le bazar dans le TCD mais il n'y aps de miracle, si tu ne peux pas à lavance dire les comptes N° XXX,YYY et ZZZ sont des loyers-télécom internet, je ne vois pas comment tu peux t'en sortir autrement qu'en ajoutant ces codes manuellement.

 

[lesurjul]

Re : [AIDE] Somme de données ayant une occurance différente ! RechercheV? Somme.si?

Si tu as toujours le premier classeur que j'ai posté, il y a les rassemblements par poste du calcul de coût dans la feuilles "calcul de coût" avec par exemple :
- Carburant personnel permanent 606164+606165
- Carburant véhicules 60663
- Fournitures administratives et diverses 606410+606412+606413+606414
- Assistance et maintenance administrative 615630+615631
- Location matériel administratif 61352
- Primes assurances 616
- Services extérieurs divers 618
- Honoraires 6226+6231
- Déplacement 62511+6257+62510
- Frais postaux et télécommunications 6260+6262+62621+62622
- Services bancaires et assimilés 627+6280+6281

Est ce que ça répond à ta question ? Comment pourrais je rassembler manuellement dans ce cas là si l'automatisation est impossible ?

Bonne soiréee