XL 2016 1 fichier base de données pour une dizaine d'autres fichiers

[helenethouny]

Bonjour,

Dans mon métier, je dois souvent m'occuper d'effectuer des changements de chambre, entrée, sortie de public, gérer différents documents en fonction des options de séjour (blanchisserie, aide sociale, forfait téléphone, forfait boutique, forfait TV...).
Le problème est que j'ai une multitude de fichier à remettre à jour lors de changement, cela me prends bcp de temps et est source d'oubli ou d'erreur.
J'aimerai savoir si dans la pratique, il est possible d'utiliser un seul document comme base de données où se ferait les modifications et qui permettrait que tous les autres fichiers se modifient automatiquement sans que j'ai besoin de faire quoique ce soit ?

Il est difficile de vous mettre des exemples de documents car ils sont tous nominatifs mais si vous me dites que c'est possible, je mettrais des exemples de documents.
Je vous remercie pour votre aide, (encore une fois)

 

[FlamXYZ]

Bonsoir HeleneThouny

C'est bien possible. Afin de mieux t'assister il nous aurions besoin de plus d'informations

 

[helenethouny]

Bonsoir HeleneThouny

C'est bien possible. Afin de mieux t'assister il nous aurions besoin de plus d'informations

Bonsoir,
Merci, Je mettrais les docs en ligne jeudi, il faut que je remplace tous les noms des occupants.

merci encore et à jeudi !

 

[_Thierry]

Bonsoir @helenethouny @FlamXYZ , le Forum

Oui ce doit être possible mais tout dépend de la structure de ces fichiers éparpillés et disparates... Et aussi leurs emplacements respectifs...

Donc oui, Jeudi prépare des exemples sans données confidentielles et aussi sur la structure et les chemins des fichiers.... Et exactement où et quoi doit être updaté dans chacun de ces fichiers...

Bon travail
@+Thierry

 

[helenethouny]

Bonsoir HeleneThouny

C'est bien possible. Afin de mieux t'assister il nous aurions besoin de plus d'informations

Bonjour,

Je n'ai pu mettre les fichiers jeudi, ni me connecter depuis d'ailleurs, désolée pour le retard...

Voici le premier fichier : c'est ma base de données, elle a quelque formule par-ci par-là.
J'aimerai que cette base serve à alimenter mes autres fichiers excel.

Sur ce fichier, je rencontre les problèmes suivant :
1er pb. : mes formules ne sont pas fixe dans les cases, ce qui fait que quand une personne quitte l'établissement et qu'on la supprime du tableau, les formules sont supprimées en même temps.
Le nombre de ligne du tableau correspond à la capacité d'accueil de la structure. J'aimerai que chaque ligne garde les formules référencées mais sans afficher d'erreur ou de 0 quand les cellules sont vides.

2ème pb. : au niveau des colonnes AO, AP et AQ, colonnes qui servent à alimenter des attestations pour les décl. d'impôts. Lorsque je fais une somme de AO et AP pour donner la valeur de la colonne AQ, la somme de AQ n’apparaît pas correctement sur mon publipostage sous Word.

Le chemin du fichier est : P:\Commun-sec\1. DOCUMENTS A METTRE A JOUR ENTREE SORTIE (base de données)

 

[helenethouny]

Voici mes autres fichiers :
Liste des résidents :
Onglet 1Liste : les personnes sont par ordre alphabétique, on y trouve leur nom, prénom, courrier à donner ou à réexpédier, option blanchisserie, option boutique, n° de chambre et numéro de tel.
J'aimerai que les entrées, sorties et changement de chambre et option se fassent par rapport à la base de données, que l'ordre alphabétique reste conservé, sans avoir à faire un tri ou à supprimer pour enlever les lignes vides. J'aimerai que le nom des personnes qui sont à l'aide sociale soit d'une couleur différentes.
Aussi est ce qu'on mettre une formule pour que le nombre de résidents soit compter par rapport à leur nom. Du fait que ce soit sur deux colonnes, je ne sais pas faire.

onglet 3Fiche anim : J'aimerai que les apparitions entrées, disparition des sorties se fassent par rapport à la base de données, que l'ordre alphabétique reste conservé, sans avoir à faire un tri ou à supprimer pour enlever les lignes vides.

Le chemin du fichier est le même que l'autre.

Ensuite j'aimerai comprendre comment on fait, pour le faire moi-même avec un dernier fichier.

Merci bcp, bcp, pour votre aide,

 

[_Thierry]

Bonsoir @helenethouny , le Forum


Pour ceci :

1er pb. : mes formules ne sont pas fixe dans les cases, ce qui fait que quand une personne quitte l'établissement et qu'on la supprime du tableau, les formules sont supprimées en même temps.

Tu parle de ceci :

Dans la colonne "AK" nous avons cette Formule :
=IF(X2="Permanent";W2*30;"calculer et inscrire")

Mais donc sur la ligne en Jaune, 820 ont été tapés pour écraser la formule qui montrait "calculer et inscrire"...
Comment veux tu que nous sachions qu'il faut mettre "820.00" ???
Il y en a beaucoup des cas comme ça ?

Pour ceci :

2ème pb. : au niveau des colonnes AO, AP et AQ, colonnes qui servent à alimenter des attestations pour les décl. d'impôts. Lorsque je fais une somme de AO et AP pour donner la valeur de la colonne AQ, la somme de AQ n’apparaît pas correctement sur mon publipostage sous Word.

Les cellules en question sont toutes vides et je ne comprends pas le problème ?

Je viens de voir que tu as posté la suite, je reviendrai...

Bonne soirée
@+Thierry

 

[_Thierry]

Re Bonsoir

Pour le second fichier ...

Pour ceci :

Onglet 1Liste : les personnes sont par ordre alphabétique, on y trouve leur nom, prénom, courrier à donner ou à réexpédier, option blanchisserie, option boutique, n° de chambre et numéro de tel.
J'aimerai que les entrées, sorties et changement de chambre et option se fassent par rapport à la base de données

Je ne trouve pas où mettre " entrées", "sorties" dans 1 LISTE :

Dois-je conclure que "COURRIER R/D" correspond dans la BDD à :

Auquel cas N = R ? Mais ça ne matche pas avec Odesse et aussi avec Raymonde ????


Pour "BLANCHISSERIE O/N" pareil c'est confus !

O = Oui si il y a quelque chose d'indiqué ?? ( N si vide ?? ) Mais idem ca ne matche pas avec la réalité entres les deux fichiers...
Et que fait-on des autres options...

Enfin je m'arrête là, c'est vraiment trop imprécis et incomréhensible sans plus d'info et de cohérence entre les deux fichiers...

Bon courage
@+Thierry

 

[helenethouny]

Bonjour Thierry,

Merci pour ton retour qui va me permettre de préciser ma demande et de compléter mes fichiers de manière à répondre à tes questions et rendre ma demande plus claire.

Bonne journée !
Hélène