Un classeur partagé permet à plusieurs personnes de le modifier en même temps. Cela est particulièrement utile pour la gestion des listes (liste : ensemble de lignes contenant des données similaires ou une série de lignes que vous définissez de sorte qu'elles fonctionnent comme une feuille de données à l'aide de la commande Créer une liste.) fréquemment mises à jour.
Par exemple, si les personnes de votre groupe de travail gèrent plusieurs projets et doivent connaître l'état de leurs projets respectifs, le groupe peut utiliser une liste dans un classeur partagé dans lequel chaque personne entre et met à jour une ligne contenant les informations relatives à chaque projet.
Création d'un classeur partagé
L'auteur orignal d'un classeur le prépare à être partagé en entrant et en mettant en forme les données qu'il doit contenir. Ce classeur est enregistré en tant que classeur partagé et placé sur un partage réseau (et non un serveur Web) disponible aux utilisateurs visés.
Permettre les fonctionnalités non disponibles Dans la mesure où certaines fonctionnalités de Microsoft Excel peuvent être affichées ou utilisées mais non modifiées lorsqu'un classeur est partagé, il est conseillé de configurer ces fonctionnalités avant de partager le classeur.
Les fonctionnalités suivantes ne peuvent pas être modifiées une fois que le classeur est partagé : cellules fusionnées, mises en forme conditionnelles, validation de données, graphiques, images, objets y compris les objets dessinés, liens hypertexte, scénarios, plans, sous-totaux, tableaux de données, rapports de tableau croisé dynamique, protection de classeur et de feuille de calcul et macros.
Créer des paramètres qui affectent tous les utilisateurs Lorsque vous partagez un classeur, vous pouvez personnaliser certaines des fonctionnalités de partage. Par exemple, vous pouvez décider de conserver le suivi des modifications pendant les 30 jours par défaut ou pendant une période de temps plus courte ou plus longue.