transformation d'une liste de rdv en agenda

[clichy]

bonjour à tous,

je cherche à simplifier pour mon équipe une démarche fastidieuse de copie d'info planning

nous utilisons gmail depuis peu et nous pouvons extraire notre planning sous format excel de toute l'équipe d'un seul clic.
top!
seulement cette extraction est sous forme de liste et je la voudrais sous forme de planning

et je patauge, tourne en rond parce qu'il peut y avoir plusieurs rdv le même jour pour la même personne etc...
je connais index, indirect, equiv etc.. mais je ne sais pas comment faire quand il y a plusieurs noms identiques etc
la piste à laquelle je pense est de partir du fichier extraction en bouclant sur chaque cellule > on part du nom en colonne B et on regarde la date qui est en colonne E et on écrit dans le fichier agenda en face du nom correspondant le contenu de la colonne C .
le tout avec une macro sous forme de formule ?



ci joint liste de départ et tableau final tel que désiré

je fais appel à vous pour une aide précieuse, une mise sur la piste etc..
en vba ou formule, peu importe, tant que le traitement peut etre rapide > nous sommes 29 et il pourrais y avoir plusieurs centaines de lignes sur l'extraction des agendas gmail

je vous remercie d'avance

 

[job75]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

Bonjour clichy,

Vos fichiers me paraissent incohérents, il faut les revoir.

A+

 

[clichy]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

bonjour job75

c'st à dire?

le fichier planning n'est pas figé, je pourrai le modifier suivant le besoin.
le fichier time report ne pourra etre changé car c'est une extraction

je vous remercie de votre eclairage sur le coté incohérent dont vous parlez

 

[job75]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

c'st à dire?

Vous avez regardé vos fichiers ???

- des heures dans le 2ème fichier, pas dans le 1er

- "Aix en Provence" et "Port de Bouc" dans le 2ème fichier, pas dans le 1er

- "grenoble" et "st egrève" dans le 1er fichier, pas dans le 2ème

- etc etc...

De qui se moque-t-on

 

[clichy]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

ho lalala

en effet
toutes mes excuses, plongé dans mon problème je n'en voit pas les incohérences dont vous parlez...
je suis désolé

je corrige le fichier planning et reviens vers vous
je vous remercie de votre attention

 

[job75]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

je corrige le fichier planning

Il est bon à mettre à la poubelle, l'autre aussi d'ailleurs.

 

[clichy]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

re-

j'ai modifié le fichier planning pour montrer sur 2 jours le résultat que j'aimerai avoir, sachant que je n'ai pas besoin des heures indiquées dans le fichier time report et que j'aurai seulement 2 voir 3 rdv par jour à renseigner et pour faire le tri des rdv à renseigner et les autres, j'instaurerai un codage des libellés dans l'agenda
je ne suis pas attaché au fichier planning pour la forme, si d'autres approches sont plus adaptées, je prends
merci à tous pour votre aide et la mise sur la piste

 

[clichy]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

malheureusement , je ne peux modifier le fichier time report. il s'agit dune extraction des planings gmail

a moins que vous connaissiez une autre manière de faire une extracion excel d'un agenda gmail?

je vous remercie de votre attention pour mon "cas"

 

[job75]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

si d'autres approches sont plus adaptées, je prends

Eh bien dans le fichier "Time report" triez le tableau sur la colonne B et basta !!!

 

[clichy]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

A Trop vouloir réfléchir, je ne pense pas aux choses simple...
Merci
Cependant, un format planning est plus facile à lire pour ma secrétaire qui doit travailler sur les plannings.
Je ne dois relever les RDV dans les villes, peut être qu'en codifiant les libelles (am et pm pour matin et après-midi) je pourrai arriver a faire des recherches plus simple et sans doublon avec un équivalent macro de index équiv. indirect

Je vais étudier cette piste

Je vous remercie encore

 

[job75]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

Bonjour clichy, le forum,

Voici une solution sans VBA :

- un seul fichier suffit, avec les feuilles "Planning" et "Liste"

- dans la feuille "Planning", liste de validation en B1 et formule matricielle en A3 :

=INDEX('01-10-2014 - 31-10-2014'!$C:$C;PETITE.VALEUR(SI(('01-10-2014 - 31-10-2014'!$B$1:$B$1000=$B$1)*('01-10-2014 - 31-10-2014'!$E$1:$E$1000=A$2);LIGNE('01-10-2014 - 31-10-2014'!$C$1:$C$1000));LIGNE()-2))

A valider par Ctrl+Maj+Entrée et tirer sur A3:AE20.

Les valeurs d'erreur sont masquées par Mise en forme conditionnelle (MFC) sur A3:AE20.

Sur Excel 2007 et versions suivantes on pourrait utiliser la fonction SIERREUR.

Fichier joint.

Edit : pour chaque planning créé, ajuster la largeur des colonnes de la feuille.

A+

 

[job75]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

Re,

Si l'on veut ajouter les heures il suffit d'allonger la formule, toujours matricielle :

=INDEX('01-10-2014 - 31-10-2014'!$C:$C;PETITE.VALEUR(SI(('01-10-2014 - 31-10-2014'!$B$1:$B$1000=$B$1)*('01-10-2014 - 31-10-2014'!$E$1:$E$1000=A$2);LIGNE('01-10-2014 - 31-10-2014'!$C$1:$C$1000));LIGNE()-2))&TEXTE(INDEX('01-10-2014 - 31-10-2014'!$F:$F;PETITE.VALEUR(SI(('01-10-2014 - 31-10-2014'!$B$1:$B$1000=$B$1)*('01-10-2014 - 31-10-2014'!$E$1:$E$1000=A$2);LIGNE('01-10-2014 - 31-10-2014'!$C$1:$C$1000));LIGNE()-2));" hh:mm")

Fichier (2).

A+

 

[job75]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

Re,

Et il vaut mieux mettre l'heure au début, fichier (3).

A+

 

[job75]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

Re,

Noter que le calcul se fait sur 1000 lignes de la 1ère feuille et que j'ai tiré la formule jusqu'à la ligne 20, ce qui permet d'avoir un maximum de 18 RDV répertoriés par jour.

Comme on le voit, la durée du calcul ne pose pas de problème s'il ne s'agit que de 31 jours.

On peut éventuellement ajuster sur moins de lignes, le calcul sera évidemment plus rapide.

A+

 

[clichy]

Re : transformation d'une liste de rdv en agenda

Je vous remercie beaucoup

Je regarde ça ce soir et vous tiens au courant