Tableaux de bord RH

[Myself]

Bonjour à tous,

Nouveau sur le forum, je le consulte régulièrement. Il s'agit d'une bonne source d'information Excel.

Dans le cadre de mon activité professionnelle, je dois unifier et rassembler diverses bases de données , incomplètes.
L'objectif est d'obtenir une base de données RH comprenant:
- Nom
- Prénom
- Adresse
- Matricule1
- Matricule2
- Type de travailleur (ouvrier, employé, interim, externe, ...)
- Type de contrat (CDD, CDI)
- etc...
Mais aussi:

- Absences
- Congés


J'ai environ 15 champs différents.
Me conseillez-vous d'utiliser Excel ou Access? N'ayant pas de connaissance en Access et vba, j'aimerai malgré tout essayer d'y arriver, sur bases de vos conseils.

L'objectif est d'obtenir une base de données épurées et lisibiles, ce qui n'est pas le cas aujourd'hui, grâce (à cause?) de mes prédécesseurs 🙂

Merci encore à la communauté!

 

[Gen Rose]

Re : Tableaux de bord RH

Bonjour Myself,
Le Forum 😱

Concernant Access, c'est très flexible et certainement programmable selon vos besoin mais par contre, tranche de vie, j'ai des collègues qui l'utilise et ont eu besoin de formation, qui plus est, pour la programmation, à moins d'avoir quelqu'un à l'interne qui peut le faire, c'est fait à l'externe en sous traitance et cela engendre des coûts. Le problème, c'est que l'entreprise ne veut pas dépenser. Retour à la case départ.

Ce que je peux dire c'est que si Acces n'est pas programmé pour vos besoins spécifiques, cela peut devenir une perte de temps et source de problème (c'est le cas ici)...mais bien programmé, et sachant l'utiliser, cela me semble adapté à vos besoins.

Côté Excel, faut voir; avez-vou un fichier-joint à nous présenter?

Cdt,

 

[Modeste geedee]

Re : Tableaux de bord RH

Bonsour®

🙄
en tant que bidouilleur, ma préférence va à EXCEL, ( j'ai de très nombreuses heures de vol en VBA...😎)

mais ayant également de plus nombreuses heures de vol en tant que gestionnaire de base de données ,
professionnellement parlant je te conseillerai "Access" qui est disponible avec MSOffice PRO

- mode relationnel
- SQL
- QBE (Query By Exemple)
- mode partagé
- intégrité des données
- mode reporting

🙁 hélas moins intuitif que Excel, restitutions graphiques plus pauvres
une petite formation SGBD en tant que pied à l'étrier peut être cependant requise (guère plus compliqué que VBA)
🙄

 

[Gardien de phare]

Re : Tableaux de bord RH

Bonsoir et ;o) à Geneviève et Modeste GD,

De quoi s'agit-il donc d'un tableau de bord (cf. le titre) ou d'une vue de synthèse d'un ensemble de tables issues d'une base de données de type "relationnel" ?

En tant que...
- petit niveau dans Excel et n'ayant pas pratiqué Access depuis des années ;
- formateur sur les tableaux de bord ;
- membre d'un projet de Décisionnel RH qui concerne 40 000 salariés.

quelques questions...
1 tu parles de combien de lignes ? des centaines de milliers, de centaines, de dizaines ?
2 de quelle version d'Excel disposes tu ?
3 les données différentes sont issues de quoi ? (plusieurs applications différentes ? des tables d'un SGBDR ?)
4 tu parles d'un tableau de bord ou d'une base de données ?
5 les données à agréger sont-elles toutes dans le même format ?
6 quelles sont les compétences fortes disponibles
etc. etc.

De toute manière Excel et Access sont très complémentaires. Pour traiter des données disparates, de volume important, etc. Access reste plus performant (déjà en terme de facilité d'utilisation) avec les risques et difficultés signalés par Geneviève.

Pour réaliser des tableaux de bord, Excel est nettement supérieur. Jusqu'à la tout est logique : d'un coté une appli de gestion de bases de données, de l'autre un tableur !

Après, quand on les heures de vol d'un GD, on ferait ça dans Word... ;o)

Bref, d'accord avec les deux. Je pense que si tu pouvais préciser ton problème, ce serait plus facile de t'aider.

 

[Myself]

Re : Tableaux de bord RH

[SUB][/SUB]

Merci pour vos réponses!

- Le fichier principal Excel que j'utilise actuellement comprend environ 500 entrées et divers champs
- J'utilise Excel 2002 et je n'ai aucune possibilité de mettre à jour cette version :'(
- La plupart des données sont dans des fichiers Excel, seul un fichier Access comprend les adresses postales

(y)

 

[Gardien de phare]

Re : Tableaux de bord RH

Bonsoir,

La grande marée aidant (ainsi qu'un petit Faugères somme toute pas mal), je crois comprendre qu'il s'agit de consolider en une seule base des données de plusieurs classeurs... (sauf erreur, les tables Access s'exportent en format Excel).

Est-ce que pour chaque ligne de chaque base il y a une clé de jointure ? c'est à dire une valeur qui identifie à coup sur un individu et un seul ?

L'opération est-elle à réaliser une seule fois ou faut-il automatiser une opération périodique ?

 

[Misange]

Re : Tableaux de bord RH

Hello tutti 🙂
Une base de données de 500 champs se manipule aisément dans excel, y compris excel 2002.
Comme souligné par François la condition sine qua non c'est qu'il y ait des points communs entre tes différents tableaux.
Si tu as un point commun (par exemple un "matricule") entre tous tes tableaux, c'est super.
Sinon il faut au minimum que chaque tableau ait un point commun (une clé) avec un des autres pour qu'on puisse rappatrier tout cela dans un seul tableau.
Il est important (essentiel !) de conserver la confidentialité des données sur ce forum. Je te propose que tu nous postes un petit classeur exemple avec quelques lignes représentatives des différents tableaux que tu dois compiler, en mettant des noms et adresses bidons.

 

[Myself]

Re : Tableaux de bord RH

Salut à tous,
Merci pour votre réactivité

Malheureusement, je n'ai pas de points communs entre ces différentes données, si ce n'est le nom, mais le gros hic, c'est que le nom est parfois mal orthographié!

J'ai donc une base de données principales qui comprend 70-80% des données (mais pas le matricule!)
Une base access avec le nom, prénom matricule et adresse!

Je vais vous envoyer ça dès que possible!

 

[Misange]

Re : Tableaux de bord RH

Il n'y a pas de miracle :
si tu as d'un côté
Pierre, 24
et de l'autre
pier, bla bla bla
ce sera impossible de construire
Pierre, 24, bla bla bla
Sur tes 500 lignes tu pourras déjà reconstruire les données ayant au moins 1 point commun bien orthographié. Ensuite, il te faudra terminer à la mimine...

Attention, il ne faut mettre sur le forum que des données anonymisées ! c'est un forum public et les données concernant des personnes ne doivent pas figurer en clair.

 

[Myself]

Re : Tableaux de bord RH

Voici un fichier fictif qui contient les données afin de vous représenter le fichier que j'utilise jusqu'à maintenant.

En espérant être clair dans ma demande 🙂

 

[Misange]

Re : Tableaux de bord RH

Bonsoir
Il manque quelque chose à ta demande 🙂
là il y a un seul tableau ! On ne peut donc pas le compléter à partir d'un ou plusieurs autres.
Si tu as déjà ce tableau, que veux tu en faire exactement ?

 

[Myself]

Re : Tableaux de bord RH

Je voudrais fusionner les données et créer un "formulaire" sous access avec la possibilité d'exporter les données sous forme de graphique (pour ce qui est des absences, congés, maladies, )

 

[Misange]

Re : Tableaux de bord RH

Qu'appelles tu fusionner les données ? Quelles données ?
Tu parles de jours d'absence mais ce type de données n'est nulle part dans ce que tu montres !
Tu peux parfaitement faire tes graphiques sous excel, aucun besoin de passer sous access pour ça.
Mais encore faut-il que les données soient présentes dans le tableau !

 

[Gen Rose]

Re : Tableaux de bord RH

Bonjour Myself,
Gardien de phare, Modeste geedee,
Misange,

Le fichier posté ne nous aide pas à comprendre ta demande; il ressemble plus à un résultat souhaité qu'au problème rencontré.

Il te faut envoyer les 2 fichiers originaux en remplacant les vrais nom par des faux-noms pour les employés et en effacant les adresses et salaires (mettre des séries de lettre et chiffres à la place); c'est tout.

Cdt,

 

[Myself]

Re : Tableaux de bord RH

Je n'arrive pas à formuler ma demande autrement. Partons du principe que je n'ai pas de fichiers alors... parce que je ne sais pas comment formuler ma demande