[Résolu] Cherche idée pour simplifier un tableau de suivi délai de livraison

[jeuxtheme]

Bonjour,
Depuis peu je suis chargée de la saisie des informations dans un classeur excel pour suivre les délais de livraison.
C'est un peu compliqué à expliquer

je joint le fichier d'exemple avec des petites annotations et si vous avez des questions j'y répondrai

je cherche à simplifier ces tableaux car c'est beaucoup trop long à traiter.

merci de votre aide

 

[Misange]

Re : Cherche idée pour simplifier un tableau de suivi délai de livraison

Bonjour

Je pense que ta collègue avait bien raison de tout saisir à la suite 🙂 En revanche c'est sur l'exploitation que tu peux travailler beaucoup plus efficacement : utilise un tableau croisé dynamique c'est exactement fait pour cela.

Si tu nous donnes un tableau initial un peu plus complet (anonymisé !) ce sera plus facile de te montrer comment on peut le triturer pour faire ce que tu veux.

En revanche dans le tableau de ta collègue il y a quand même deux trois trucs à changer :
le mot date ou semaine ne doit apparaitre qu'une seule fois dans l'intitulé des colonnes sinon c'est ambigu. Préférer par exemple livraison-date et AR-date

On n'interrompt pas un tableau avec des calculs ajoutés manuellement. Autrement dit, soit on utilise les fonctions d'excel de sous total pour faire ça, en regroupant les données de même type, soit on utilse un TCD, soit on regroupe dans un tableau de synthèse les claculs de sous totaux et totaux. MAis mélanger des données et des calculs dans un tableau c'est aller vers des erreurs (la somme est par exemple considérée comme une valeur et les résultats sont ainsi doublés pour ne citer qu'un grand classique du genre).


je te propose un peu de lecture sur la façon de structurer une base de données facile à exploter (et à remplir)
Ce lien n'existe plus

 

[jeuxtheme]

Re : Cherche idée pour simplifier un tableau de suivi délai de livraison

Bonjour Misange 🙂

Tout d'abord merci pour ta réponse.

Malheureusement je n'ai jamais fais de tableau croisé dynamique, je ne me rappellais même plus qu'excel avait cette fonctionnalité (j'en ai entendu vaguement parlé pendant mes cours de BTS mais ne l'ai jamais mis en application)

Connaitrais tu un bon site qui explique cette fonctionnalité avec des exemples ?

Celui que tu m'as linké l'explique brièvement et je n'ai pas vraiment assimilé la technique.

Merci beaucoup

 

[Misange]

Re : Cherche idée pour simplifier un tableau de suivi délai de livraison

Un bon tuto sur ce sujet (en attendant que j'ai refait pour la version 2007 et + celui qui est sur excelabo) :
Les tableaux croiss dynamiques dans Excel2007

 

[jeuxtheme]

Re : Cherche idée pour simplifier un tableau de suivi délai de livraison

J'ai reussi (non pas sans mal) à faire ceci

les problèmes rencontrés sont que
- a chaque fois que je rajouter un champ en etiquete de ligne, je dois manuellement retourner dans les paramètres de champ pour desactiver les sous totaux et changer la disposition en tableau au lieu de hiérarchie.
- je ne comprends pas coment je peux rajouter les sous totaux de nombre de poste avec le pourcentage et les dates respectées avec le pourcentage.

Merci de ta réponse.

Cordialement

 

[Misange]

Re : Cherche idée pour simplifier un tableau de suivi délai de livraison

Je t'avais demandé si tu n'avais pas un tableau avec un peu plus de données... ce serait pratique pour te montrer plus facilement ce qu'on peut faire. Je l'ai du coup reconstruit à partir de ta feuille France. L'idée c'est de tout mettre (tous les mois, tous les pays) sur la base en ajoutant une colonne Pays

Je suis bien incapable de reconstruire tout ton tableau ne sachant pas à quoi correspondent tes différents indicateurs et n'ayant pas les formules.
Mais dans la feuille TCD je t'ai mis les données filtrées pour France, regroupées par mois (octobre) et par fournisseur.
Tu ne peux pas TOUT faire dans un TCD mais ça te simplifie considérablement les choses :
une fois que tu as fait ton tri pour sortir le tableau de synthèse dont tu as besoin, tu fais un simple copier/coller en valeurs sur une autre feuille. Là tu fais les calculs qui te manquent comme le rapport entre le NB de lignes en retard pour un fournisseur sur le nombre total de lignes pour ce fournisseur (le TCD peut te faire X/Y mais pas somme des Y/ nb des Y)....
et tu fais tes graphiques.

pour la base de données : il te suffit d'ajouter les nouvelles données dans la première ligne sous le tableau pour qu'elle s'ajoutent à celui-ci.
Pour le TCD, tu vas dans l'onglet options du TCD et tu cliques sur le bouton actualiser. Les nouvelles commandes s'ajouteront toutes seules. Attention si tu ajoutes une commande de mai alors que le tcd est filtré pour ne montrer que les commandes d'octobre tu ne les verras pas, il faut soit supprimer les filtres soit filtrer pour mai.

Pour que le tcd garde tes choix quand tu l'actualises, fais un clic droit dessus, options et là coche ou décoche les totaux sous totaux qui t'intéressent ou pas. idem pour les largeurs de colonne et autres options.

 

[jeuxtheme]

Re : Cherche idée pour simplifier un tableau de suivi délai de livraison

Voila ce que ca donne
Un fichier sera crée par an, je rentrerai, ou ma collègue rentrera (on se partage la tâche) les données
et lors des évaluations mensuelles, "trimestrielles" et annuelle, il y aura juste à faire un copier collé des données du tableau.
les calculs se feront autiomatiquement.

Dans mes tableaux d'évaluation, j'ai mis un nombre de lignes assez conséquent car le probleme est que le nombre de fournisseur n'est jamais fixe.

Un petit truc chiant c'est que lorsque je veux faire mon éva mensuelle, mon CA ne me sert pas, et mon filtre est par mois
Lorsque je fais mon éva trimestrielle, mon CA est en deuxième colonne, et le tri se fait d'une date à une autre

Je voulais crée un TCD pour éva mensuelle et un autre pour éva "Trimestrielle" comme je l'ai fais pour éva annuelle car pas de filtre cependant lorsque je change mes filtres dans mensuel, il me le change aussi dans trimestrielle.
Tu as une solution ?

Mercii beaucoup

 

[Misange]

Re : Cherche idée pour simplifier un tableau de suivi délai de livraison

Voila ce que ca donne
Un fichier sera crée par an, je rentrerai, ou ma collègue rentrera (on se partage la tâche) les données
et lors des évaluations mensuelles, "trimestrielles" et annuelle, il y aura juste à faire un copier collé des données du tableau.
les calculs se feront autiomatiquement.

OK

Dans mes tableaux d'évaluation, j'ai mis un nombre de lignes assez conséquent car le probleme est que le nombre de fournisseur n'est jamais fixe.

tout l'intérêt d'utiliser un tableau au sens excel du terme, (et un TCD) c'est justement que tu n'as pas besoin de prévoir à l'avance le nombre de données qui seront analysées. LE nb de fournisseurs ne fait pas exception.
Mets tes tableaux de synthèse sous forme de tableau et ça s'ajustera tout seul.
dans l'exemple joint, copie l'ensemble des données du tcd filtré par mois et par pays par exemple et colle le dans la cellule A4 du mois de novembre. Tu vois que le tableau Pologne se décale pour laisser la place aux données du tableau France et que le graphique se met à jour tout seul.

Un petit truc chiant c'est que lorsque je veux faire mon éva mensuelle, mon CA ne me sert pas, et mon filtre est par mois

Je ne comprends pas ce que tu veux dire là

Lorsque je fais mon éva trimestrielle, mon CA est en deuxième colonne, et le tri se fait d'une date à une autre

Je ne comprends pas pas plus ce que tu veux dire là

Je voulais crée un TCD pour éva mensuelle et un autre pour éva "Trimestrielle" comme je l'ai fais pour éva annuelle car pas de filtre cependant lorsque je change mes filtres dans mensuel, il me le change aussi dans trimestrielle.
Tu as une solution ?

Mercii beaucoup[/QUOTE]

oui : ne pas faire plusieurs TCD ! tu n'en n'as pas besoin. Si dans tes tableaux intermédiaires certaines colonnes ne te servent pas il te suffit de les masquer.
Mets les dates en champs de page. De la sorte tu peux sélectionner un pays et un mois.
Tu peux aussi sélectionner 3 mois ensemble ou toute l'année. Donc un seul TCD, et un simple copier coller pour archiver tes résultats.

 

[jeuxtheme]

Re : Cherche idée pour simplifier un tableau de suivi délai de livraison

Olaa je ne connaissais pas cette fonction, honte à moi ^^
J'ai appris sur office 2003, dur dur de se mettre au 2010 et d'en connaitre tous les secrets
Je fais ma saisie en fin de semaine ou courant de la semaine prochaine

J'espere ne pas trouver d'embuche.

Je te remercie beaucoup pour ton aide !!

je joint le fichier de facon a ce que si quelqu'un rencontre un problème similaire il puisse s'en servir