Microsoft 365 Relation Excel / Powerpoint

[Pouet26]

Bonjour tout le monde !

J'aurai besoin de votre éclairage sur le meilleur moyen d'alimenter des présentations powerpoint à partir de données Excel.
Je m'explique : je suis en charge de la réalisation de tableaux de bord. Jusqu'à présent je faisais ça à 100% sur Excel mais on me demande désormais de présenter ça sous Powerpoint.

Pour cela il existe plein méthodes différentes et je manque d'expérience pour identifier la meilleure.
Faut il générer mes graphiques et zones de texte sur d'Excel puis les exporter en copier coller dans Powerpoint ?
Faut il tout générer dans Powerpoint et lier le contenu à une source externe Excel ?
.....
Et il existe encore plein de méthodes possibles

Qu'en pensez vous ? Que feriez vous à ma place ?

 

[sylvanu]

Bonjour Pouet,
Pour l'avoir fait à de nombreuses reprises, le plus simple est d'insérer un fichier XL dans votre Powerpoint.
Dans ce cas on peut modifier, mettre à jour les graphiques en jouant directement sur les données.
Un copier/coller graphique vous oblige à réitérer l'opération à chaque évolution. C'est lourd.

Attention cependant à un "danger" caché. Si le lecteur clique deux fois sur votre graphique il a accès à vos données, y compris aux autres feuilles du fichier. Donc bien vérifier que ce dit fichier n'a aucune données sensibles.
Expérience vécue d'un ppt envoyé au client avec des données sensibles internes.

 

[Pouet26]

Bonjour Sylvanu et merci pour ta réponse,

Effectivement ça a l'air efficace. Est ce que ce fichier Excel peut contenir des macros ? Peut on les exécuter ?

Par quel biais fait on cette insertion ?

Effectivement ça peut être ennuyant. Heureusement mes fichiers sont uniquement destinés à l'interne et il n'y a rien à cacher (en principe...)

 

[sylvanu]

(en principe...)

Méfiez vous de ça. Cela peut être un autre collaborateur qui le diffuse.

Par quel biais fait on cette insertion ?

En faisant Insertion/objet puis A partir du fichier. ( Si le fichier existe )

Si le fichier est créé spécifiquement pour ce fichier ppt, alors faire Insertion/objet puis choisir XL.

Est ce que ce fichier Excel peut contenir des macros ? Peut on les exécuter ?

Oui je viens d'essayer. Evidemment, uniquement si on est dans le fichier XL incrusté dans Powerpoint.
Par contre je ne pense pas que des macros de type OnTime s'exécute car XL est "fermé" lorsqu'il est seulement affiché mais non ouvert.

 

[Pouet26]

Merci beaucoup pour ces précisions.

En y réfléchissant bien, le mieux est que je garde un fichier Excel "normal" avec toutes mes macros qui me génère un autre fichier à insérer dans powerpoint.

Mes macros sont assez basiques en général, il s'agit surtout d'extraire des données des différents fichiers qui me sont envoyés chaque mois, de faire quelques calculs et de consolider tout ça.

L'embêtant c'est que je profitais d'Excel pour générer des présentations assez chiadées avec des smileys qui changeaient en fonction de la situation. Il va falloir que je réaprenne à faire ça dans powerpoint

 

[sylvanu]

Attention à un point que je n'ai pas précisé.
Vous pouvez insérer un fichier XL dans Powerpoint de deux façons :
1- Le fichier XL est "encapsulé" dans powerpoint.
2- Le fichier XL reset extérieur à Powerpoint, et PPT référence le lien.
Donc vous pouvez utiliser la seconde solution, vous travaillez sur XL et le référencez dans ppt;
La limite de cette seconde solution est que vous ne pouvez pas exporter votre ppt, il perdrait le lien avec votre fichier XL.

Mes macros sont assez basiques en général,

Dans ce cas vous pouvez exécuter ces macros sous ppt, cela marche. J'ai précisé le point des OnTime, mais c'est vraiment très très spécifique.

 

[Pouet26]

Encore merci pour ces précisions.

Et je suppose qu'il n'est pas possible d'utiliser la seconde méthode puis de "figer" le ppt ?

 

[sylvanu]

Non je ne pense pas.
A la fin nous faisions un export pdf pour nos client, on étaient à l'abri des soucis.

 

[chris]

Bonjour à tous

Coller un classeur Excel dans un PPT est une folie : il se duplique autant de fois que de parties utilisées

En dehors de l'aspect sécurité évoqué, bonjour le poids : j'ai un client qui a complétement bloqué son ordinateur en voulant imprimer un PPT où par moult collages de petites parties du même classeur, le fichier d'impression faisait plusieurs Go...

La meilleure solution est de copier en images avec liaison, de sauvegarder puis, dans une copie, de casser les liens pour transmettre la copie

Toi tu repars de la version avec liens à chaque fois

 

[Pouet26]

Bonjour Chris et merci de ta participation,

Que veux tu dire par "se duplique autant de fois que de parties utilisées" ?
Si par exemple je copie colle 10 graphiques les uns après les autres, j'aurai 10 fois le fichier Excel complet et masqué dans mon fichier de destination ?

 

[sylvanu]

Je précise mon utilisation passée.
Nous étions obligé d'utiliser PPT pour les présentations, "templates" obligent.
Donc je mettais mon fichier XL dans PPT, et j'utilisait XL pour la présentation en changeant de feuille via une macro.
La présentation était correcte et le stockage aussi, le format était bien en ppt.

 

[chris]

RE

Sur les anciennes versions, le collage par défaut encapsulait une copie du classeur à chaque collage

Ce n'est plus le cas dans 365 (depuis 2010, il me semble).

Il faut choisir le collage spécial le plus adapté

Par expérience, l'image liée est le mieux pour ce qui est statique.

Pour les graphiques cela dépend de ce qu'on veut en faire dans PowerPoint.

 

[Pouet26]

Très bien, je vous remercie une nouvelle fois.

Etant nouveau dans cette grosse entreprise, je ne sais pas encore ce que je vais pouvoir demander à mes différents interlocuteurs.

Jusqu'à présent, ils transmettaient leurs propres tableaux de bord et on devait les consolider en un seul. Pour moi ce n'est pas jouable de poursuivre de la sorte, on ne peut rien automatiser puisque les sources sont susceptibles de changer (en contenu, en disposition etc..) sans qu'on soit avertis.

Il y a énormément de choses à caler et tout un nouveau process à imaginer....

 

[chris]

RE

Oui la modélisation est la 1ère étape