Publipostage ?

[lpz34]

Bonjours à tous,

J'utilise la version Excel et Word 2003 et j'ai utilisé le publipostage pour l'édition d'étiquettes ou de lettres.

Mon problème est le suivant :
1°) - A partir d'un fichier Excel qui comporte les données :
- colonne D, Famille d'appartenance des concours : ORTIFou ORADM....
- colonne F, Nom abrégé du concours : AER ou DSA ou LOG....
- colonne U, Résultat (seul les candidats) : ADMISSIBLE
- colonne V, données importées dans Word sous la forme : Micka Benjamin, A9323010150, APPUI.

2°) - Je voudrais que les données (excel) des candidats ADMISSIBLES (colonne U) inscrits dans un concours donné (colonne F) s'inscrivent dans le document Word sous le titre de ce concours et ainsi de suite pour chacun des concours.

3°) - Le document Word doit au final se présenter de la manière suivante après publipostage, seul les candidats admissibles par concours y sont inscrits (exemple) :

AÉROMOBILITÉ.
Alliagot Eric, A8557011632, SOUT.
Portellet Arnaud, A9160030407, APPUI. données pour le concours AER
Zunt Fabrice, C7699011462, SOUT.
Total pour le concours : 3.

DESSIN SUR SYSTEMES AUTOMATISÉS.
Barrot Emmanuel, Z9114010281, MELEE. données pour le concours DSA
Total pour le concours : 1.

LOGISTIQUE.
Lanvot Loïc, A791040898, MELEE.
Micka Benjamin, A9323010150, APPUI. données pour le concours LOG
Total pour le concours : 2.



Merci par avance de votre aide
A+++ Lpz 34

 

[Brigitte]

Re : Publipostage ?

Bonjour,

A mon avis, cette présentation est tout à fait possible, mais à partir d'un fichier formaté pour le faire. Je m'explique : je ne crois pas dire une bêtise en disant que les lignes qui précèdent ta base de données ne te permettront pas de l'utiliser...

Attendons de voir si qqun confirme. Pour moi, la base de données doit comporter une ligne d'entêtes et celle ci doit commencer en A1 impérativement.

Bonne soirée

 

[libellule85]

Re : Publipostage ?

Bonsoir lpz34, Brigitte, le forum,

Je confirme les propos de Brigitte :

Pour moi, la base de données doit comporter une ligne d'entêtes et celle ci doit commencer en A1 impérativement

Bonne soirée

 

[lpz34]

Bonjour Brigitte

Sur la feuille "Base_Admissibilité"de mon fichier Excel "0_Base_BO_Msg.xls" j'ai nommé la zone d'extraction sous le nom "Extraction_BO".

Peut-Etre, peut-on la sélectionner dans votre approche.

Cette méthode (Zone nommée "Extraction_BO") je l'ai déjà utilisée pour éditer des lettres individuelles par publipostage.

A ++ et merci encore, LPZ

 

[lpz34]

Re : Publipostage ?

Bonjour Libellule85

Je viens de poster un message mais je doute si je l'ai envoyé à toi ou Brigitte.

Merci pour t'être penché sur mon cas. Peux-tu lire mon dernier envoi ?

A++ LPZ34

 

[Brigitte]

Re : Publipostage ?

Bonjour le fil, libellule, lpz,

Merci Libellule d'avoir confirmé.
En revanche, je ne connais pas cette procédure d'extraction. Désolée.
Bon courage !

 

[libellule85]

Re : Publipostage ?

Bonjour lpz34, Brigitte, le forum,

Moi non plus, je ne connais pas cette procédure d'extraction
vraiment désolé de ne pouvoir te rendre service

 

[chris]

Re : Publipostage ?

Bonjour

Extraire d'une plage nommée OK mais il y a d'autres problèmes pour un publipostage classique :

• croiser les données des deux onglets n'est pas possible (décodage du code AER et autres)
• ta plage nommée contient plein de lignes vides qu'il faudra filtrer
• d'où viennent le code A9323010150 et le mot APPUI ?
• pour ce type de présentation il faut des données triées au moins par concours et ensuite selon ce que tu veux comme tri.

 

[lpz34]

Re : Publipostage ?

Bonjour

En ce qui concerne les autres problèmes :
1°) - Réponse à la question : croiser les données des deux onglets n'est pas possible (décodage du code AER et autres):
Je peux remplacer le code AER par AEROMOBILITE sans aucun problème dans le fichier "xls"

2°) - Réponse à la question : ta plage nommée contient plein de lignes vides qu'il faudra filtrer
- j'ai modifié la zone impression (les lignes vides ont été supprimées);
- en ce qui concerne le tri de l'onglet "Base_Admissibilité", les données sont déjà triés. Les candidats sont déjà classés à l'intérieur de chaque concours (seul les candidats déclarés admissibles seront sélectionnés).

3°) - Réponse à la question : d'où viennent le code A9323010150 et le mot APPUI ?
- ces données ne sont qu'un exemple pour expliquer la mise en forme des données
* Exemple (colonne V) : Nom , Prénom, Numéro identification, Secteur de gestion.
* Rappel sur la présentation des données (tri sur Word) : colonne F par concours, colonne U résultat "ADMISSIBLE" puis colonne V par ordre alphabétique (champ renommé en "Extraction B.O".

4°) - Fichier Excel joint remplace le fichier de base précédent pour le publipostage.


Merci pour ton aide, cordialement LPZ34


PS pour info pour le forum : Le publipostage avec une zone définie est identique au mode classique, au lieu de sélectionner la feuille, il suffit de sélectionner la zone définie ou nommée.

 

[chris]

Re : Publipostage ?

Bonjour

J'espère que tu connais déjà un peu le publipostage car on est dans un cas complexe.

Ci-joint le fichier de fusion : j'y ai ajouté une textbox avec des explications. Il faudra la retirer avant de lancer le publipostage.

Il faut aussi refaire le lien vers ton classeur Excel.

Edit : Remis en version 2003

 

[lpz34]

Re : Publipostage ?

Bonjour Chris

J'ai ouvert ton document (pour info je travaille sous 2003), après conversion de 2007,

Dans un premier : je n'ai pu ouvrir ma base excel "0_Base_BO_Msg" pour faire le publipostage. Je redonne mes deux fichiers cidessous.

Dans un deuxième temps : j'ai essayé de comprendre ton explication.

Question 1 : peut-on se centrer que sur le publipostage relatif aux données par concours et laisser tomber les numéro d'enregistrement pour le total (calcul) des candidats par concours.

Question 2 : Si je comprend l'imbrication des conditions dans SI (IF) et la remarque sur mise en forme.
Je ne comprend le lien entre les numéros d'enregistrement et les signets de groupe et où les placer ?

* Je te donne mes souhaits, pour affiner notre langage commun dans cette discussion. Mon document est une pièce unique comportant :
a) - une page d'introduction suivi de "x" pages dont le contenu est affiché sur deux colonnes et à l'intérieur des quelles le publipostage est réalisé en continu.
b) - à partir de la page deux, le contenu se présente comme suit (Exemple) :
AÉROMOBILITÉ.
Alliagot Eric, A8557011632, SOUT.
Portellet Arnaud, A9160030407, APPUI. bloc données pour le concours AER
Zunt Fabrice, C7699011462, SOUT.
Total pour le concours : 3.

DESSIN SUR SYSTEMES AUTOMATISÉS.
Barrot Emmanuel, Z9114010281, MELEE. bloc données pour le concours DSA
Total pour le concours : 1.

LOGISTIQUE.
Lanvot Loïc, A791040898, MELEE.
Micka Benjamin, A9323010150, APPUI. bloc données pour le concours LOG
Total pour le concours : 2.

Merci de t’être penché sur mon cas
J’ai regardé sur les forums, j’ai trouvé les conditions (IF avec ET) mais je n’ai pas trouvé la solution qui serait de placer une requête sous chaque titre de concours.

A te relire
A+++ LPZ34

 

[chris]

Re : Publipostage ?

Bonjour

Bonjour Chris

J'ai ouvert ton document (pour info je travaille sous 2003), après conversion de 2007,
J'avais remis une version 2003 ce matin

Dans un premier : je n'ai pu ouvrir ma base excel "0_Base_BO_Msg" pour faire le publipostage. Je redonne mes deux fichiers cidessous. Il faut refaire le lien comme je le disais :
le chemin enregistré en dur dans le fichier et ne peut être le même chez toi et chez moi

Dans un deuxième temps : j'ai essayé de comprendre ton explication.

Question 1 : peut-on se centrer que sur le publipostage relatif aux données par concours et laisser tomber les numéro d'enregistrement pour le total (calcul) des candidats par concours.
Oui cela évite d'avoir une ligne Excel pour repérer la fin et simplifie un peu

Question 2 : Si je comprend l'imbrication des conditions dans SI (IF) et la remarque sur mise en forme.
Je ne comprend le lien entre les numéros d'enregistrement et les signets de groupe et où les placer ?

* Je te donne mes souhaits, pour affiner notre langage commun dans cette discussion. Mon document est une pièce unique comportant :
a) - une page d'introduction suivi de "x" pages dont le contenu est affiché sur deux colonnes et à l'intérieur des quelles le publipostage est réalisé en continu.
b) - à partir de la page deux, le contenu se présente comme suit (Exemple) :
AÉROMOBILITÉ.
Alliagot Eric, A8557011632, SOUT.
Portellet Arnaud, A9160030407, APPUI. bloc données pour le concours AER
Zunt Fabrice, C7699011462, SOUT.
Total pour le concours : 3.

DESSIN SUR SYSTEMES AUTOMATISÉS.
Barrot Emmanuel, Z9114010281, MELEE. bloc données pour le concours DSA
Total pour le concours : 1.

LOGISTIQUE.
Lanvot Loïc, A791040898, MELEE.
Micka Benjamin, A9323010150, APPUI. bloc données pour le concours LOG
Total pour le concours : 2.

C'est bien ce que produit le fichier que je t'ai envoyé
A noter cependant que tu ne peux ajouter de pages avant le publipostage : il faut le faire une fois le résultat obtenu.
Le mode répertoire est le seul qui permette une suite continue mais interdit de combiner avec autre chose en amont.
Sinon il existe une solution par requête mais elle est très complexe
Le VBA peut être plus souple dans ce cas là

Merci de t’être penché sur mon cas
J’ai regardé sur les forums, j’ai trouvé les conditions (IF avec ET) mais je n’ai pas trouvé la solution qui serait de placer une requête sous chaque titre de concours.

A te relire
A+++ LPZ34

Je ne ne peux faire plus.
Je te joins le résultat obtenu. Les couleurs sont juste là pour montrer la possibilité de mettre en forme.
Comme je le disais il faudrait plusieurs champs pour mettre le nom en relief : là j'ai utilisé le champ concaténé.

 

[lpz34]

Re : Publipostage ?

Bonjour Chris,

Dans l'immédiat le résultat devrait faire l'objet d'une petite modification. Il comporte des concours qui n'appartiennent pas à la population des ORTIF : BUDGET, FINANCES / ADMINISTRATION et EDUCATION ET ENTRAINEMENT PHYSIQUES SPORTIFS (colonne D du fichier xls).

PS :
a) - moi aussi je n'arrive plus à rétablir le lien avec la base excel. Une boîte de dialogue s'affiche "Propriété des liaisons de données". C'est la première fois que je vois cette boîte. Peux-tu me dire pourquoi ? et Comment rétablir ma Connexion ?

b) - j'ai fais "Alt+F9" sur Concours.doc", et je n'ai pas vu les champs aux format codes.


Bonne journée à toi.

A+++ Lpz34

 

[chris]

Re : Publipostage ?

Bonjour

a) Ci-joins l'enchainement des écrans pour refaire le lien.

b) Concours.doc est le résultat de la fusion : il ne contient donc pas de champs de fusion, seul le document fusion_commentaire les contient.

Pour le filtre, j'ai effectivement fait le filtre seulement sur ADMISSIBLE : à toi de filtrer comme tu le souhaites avec le bouton Modifier la liste des destinataires de l'onglet Publipostage

Espérant que cela te t'aide : comme je le disais c'est un cas complexe et si c'est ton premier publipostage, ce n'est pas évident...

 

[lpz34]

Bonjour Chris

Je t'adresse 3 fichiers :
- la nouvelle base Excel sur laquelle j'ai travaillée "1_Base_BO.xls" ;
- le document publipostage sur Word "1_Publipostage_Champs_BO.doc" ;
- et le document consécutif à la fusion Word "2_Publipostage_Résultats_BO.doc".

Dans le fichier Word "2_Publipostage_Résultats_BO.doc" j'ai écrit mes questions qui sont consécutif à mon publipostage.
J'ai réussi à rajouter des points après les données mais je ne suis pas arrivé partout.

J'ai besoin encore de tes lumières. Je voudrais savoir s'il est possible de sélectionner les candidats admissibles dans la condition { IF { Et () } }.

Merci par avance LPZ bonne fin de journée.