XL 2016 Organisation du travail hebdomadaire

dominique hell

XLDnaute Nouveau
Bonjour,
J'ai passé des heures à explorer les différents posts et à admirer vos connaissances et ingéniosité.
Je viens d'intégrer un poste et l'équipe avait l'habitude de gérer l'activité à partir d'un agenda papier. Un membre de l'équipe a crée un document excel avec 1 onglet par semaine, des semaines du lundi au dimanche, de 7 h 00 à 22 h 30.
Ce document est fastidieux à produire et n'utilise pas les capacité d'Excel... Je ne suis pas expert mais je suis convaincu qu'il y a moyen d'optimiser.
Pour 2023, je souhaite proposer à l'équipe des évolutions au document qui nous est essentiel au quotidien.
Nous avons besoin de voir rapidement
Intitulé et la nature de la mission
- simple livraison
- accueil café
- cocktail
- buffet déjeunatoire ou dinatoire
- Gouter
- repas
Financeurs
Lieu et nombre de personnes
Quels agents
sur la mission avec éventuels renforts en vacataires
Prestataires (une vingtaine et jusqu'à 3 sur la même prestation)
- Suivi de la commande (demande de devis - demande compta - confirmation / commande)

J'ai repris le document original et gardé qu'un seul onglet. J'ai simplifié sur 2 jours. Vous noterez un code couleur... :) Quand c'est bleu : opération validée / à faire; quand c'est saumon : simple livraison. Pour les prestataires, le rose signifie en cours, le rouge : validé.
Vous noterez que le code couleur n'est pas très opportun et qu'il ne faut pas être daltonien !
D'autres informations s'ajoutent... pour en ajouter (vidange du camion et pressing).

Cet outil convient à l'équipe et permet de ne rien oublier. Je veux en proposer une version améliorée sans leurs faire perdre leurs repères.
Qu'en dites vous ? Par où dois je commencer ?
A vous lire, d'avance, merci
Dominique
 

Pièces jointes

  • extrait_planning_exemple.xlsx
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Dernière édition:

vgendron

XLDnaute Barbatruc
Bonjour

déjà, j'ai l'impression que ce planning contient un grand nombre d'informations==> y a t il toujours de la place pour tout mettre??

il me semble que le planning ne sert qu'à visualiser des infos==> il faudrait donc mieux utiliser une base de données = tableau dont chaque colonne correspond à un type d'information (salle / thème / agents / objet de la réunion / date / heure dbut/départ fin....
une ligne du tableau = un évènement

une feuille "Listes" qui contient la liste des données souvent utilisées : exemple les agents, les salles...

ensuite, il sera surement plus simple d'extraire les données pour les afficher dans le planning de la semaine.
 

dominique hell

XLDnaute Nouveau
Bonjour

déjà, j'ai l'impression que ce planning contient un grand nombre d'informations==> y a t il toujours de la place pour tout mettre??

il me semble que le planning ne sert qu'à visualiser des infos==> il faudrait donc mieux utiliser une base de données = tableau dont chaque colonne correspond à un type d'information (salle / thème / agents / objet de la réunion / date / heure dbut/départ fin....
une ligne du tableau = un évènement

une feuille "Listes" qui contient la liste des données souvent utilisées : exemple les agents, les salles...

ensuite, il sera surement plus simple d'extraire les données pour les afficher dans le planning de la semaine.
Bonjour, Merci pour votre retour. C'est super de pouvoir un regard neuf et extérieur. Je vais me mettre au boulot. ;-) Je ne manquerai pas de partager Bonne journée
Dominique