Liaison Excel - Sharepoint

[Max60150]

Bonjour le forum !

Alors d'abord, Sharepoint: LIEN

Donc voilà, en gros dans mon entreprise, on utilise beaucoup Sharepoint, il y a beaucoup de documents en ligne.
Ces documents sont parfois modifié, et pour garder une trace de ces modifications, on utilise des indices.
Le document d'origine est à l'indice A, et a chaque modif, on incrémente, indice B, C....
D'un autre coté, on édite des documents via Excel, sur lesquels se trouve, entre autre, une liste de référence de documents se trouvant sur Sharepoint, avec leurs indices.
Le problème est là: Je passe beaucoup trop de temps a vérifier que les indices de mes fichiers excel sont à jour par rapport aux indices en vigueur sur les documents dans Sharepoint..

J'aimerai donc savoir s'il existe un moyen de créer une liaison, un peu comme les liaison qu'il peut exister entre deux fichiers Excel par exemple, mais entre Excel et Sharepoint.
Placer une référence dans une cellule, qui irait chercher une valeur d'indice sur Sharepoint..
Ainsi, quand j'ouvrirai mon document Excel, je pourrais avoir une liste d'indice maintenue a jour sans avoir a les reverifier à chaque fois..

Donc d'abord, est-ce que c'est envisageable?
Et si oui, est-ce que vous avez des pistes à me donner?
Je n'ai pas trouvé grand chose sur google, donc je m'en remet à vous !

Je suis dispo pour questions et compléments d'information !
Merci à mes lecteurs et merci d'avance aux contributeurs

 

[job75]

Re : Liaison Excel - Sharepoint

Bonjour Max60150,

D'un autre coté, on édite des documents via Excel, sur lesquels se trouve, entre autre, une liste de référence de documents se trouvant sur Sharepoint, avec leurs indices.

- qui fait-ça ?

- quelle procédure est utilisée pour créer cette liste ?

- à quoi sert-elle ?

A+

 

[Max60150]

Re : Liaison Excel - Sharepoint

Bon job75,

Alors, je vais détailler encore un peu !
Disons que je travaille dans une entreprise ou on fabrique des pièces.
Pour chaque série de piece, il y a de la paperasse, avec des fiches suiveuse pour chaque piece, des fiche méthode pour la fabrication, la logistique, le contrôle, bref beaucoup de paperasse. Dans tout ça, il y a des normes pour réglementer les différentes opérations, des normes, des procédures à suivre etc..
Toutes ces normes et procédures sont disponibles sur le sharepoint, et sont régulièrement mis à jour, et donc évoulé à l'indice supérieur.
En gros, sur toute la paperasse accompagnant les pièces, ils doit etre mentionné les normes et procédure appliquée, et à quel indice.
C'est la que mon problème intervient.
Mes collègues doivent éditer beaucoup de paperasse de ce genre chaque jour, et vérifier les indice sur sharepoint pour chaque norme sur chaque feuille.. La liste de base est entrée à la main sur les documents, et mis à jour à la main également.

Pouvoir tenir les indices des normes a jour automatiquement diviserai le temps passé sur cette paperasse par.. par beaucoup !

Voila, j'espère que c'est plus clair

 

[job75]

Re : Liaison Excel - Sharepoint

Re,

Perso je n'ai jamais utilisé SharePoint.

Mais d'après ce lien :

How to quickly list documents and sub folders from a Document Library in SharePoint to a file | SharePointGeoff

il est très facile d'obtenir sur un fichier notepad une liste des dossiers ou fichiers mis sur le site.

Ensuite par macro il devrait suffire d'ouvrir ce fichier et de le transformer en fichier Excel.

Qu'en pensez-vous ?

A+

 

[Max60150]

Re : Liaison Excel - Sharepoint

Bonjour le forum, je fais un petit retour, ça peut servir à quelqu'un un jour !
Alors enfait, il y a une fonction "Exporter vers Excel" dans Sharepoint, qui permet d'exporter toute une bibliothèque sous format Excel.
La ou c'est vraiment cool, c'est que le fichier excel est lié à la bibliothèque, on peut donc la mettre à jour directement sans passer par sharepoint.
Alors plutôt que de faire la mise à jour à l'ouverture, ce qui aurait pu faire ramer les PC des collègues, j'ai fais deux trois maccros avec des boutons pour mettre à jour différentes partie de la bibliothèque, et voila, je n'ai plus qu'a faire des liens sur mes fameux documents, directement vers ce documents Excel. La seule chose restante à faire sera d'ouvrir le fichier excel de la bibliothèque Sharepoint, faire une mise à jour, et tout les documents que ou j'aurais référencé des indices seront à jour !

En esperant que ça puisse servir à quelqu'un !

J'en profite, si jamais quelqu'un a lu jusque là, sinon je posterai un nouveau thread:
J'ai pensé à une amélioration du système.
Admettons que j'ai une cellule avec un indice qui fait référence au fameux fichier excel créé par sharepoint.
Est-ce qu'il serait possible que, d'une ouverture à l'autre, si j'ai un indice qui à évolué, la cellule soit surlignée?
De sorte que si jamais il y a eu des mise à jour d'indice elles sautent aux yeux à l'ouverture du doc !

 

[sab@]

Re : Liaison Excel - Sharepoint

Bonjour le forum, je fais un petit retour, ça peut servir à quelqu'un un jour !
Alors enfait, il y a une fonction "Exporter vers Excel" dans Sharepoint, qui permet d'exporter toute une bibliothèque sous format Excel.
La ou c'est vraiment cool, c'est que le fichier excel est lié à la bibliothèque, on peut donc la mettre à jour directement sans passer par sharepoint.
Alors plutôt que de faire la mise à jour à l'ouverture, ce qui aurait pu faire ramer les PC des collègues, j'ai fais deux trois maccros avec des boutons pour mettre à jour différentes partie de la bibliothèque, et voila, je n'ai plus qu'a faire des liens sur mes fameux documents, directement vers ce documents Excel. La seule chose restante à faire sera d'ouvrir le fichier excel de la bibliothèque Sharepoint, faire une mise à jour, et tout les documents que ou j'aurais référencé des indices seront à jour !

En esperant que ça puisse servir à quelqu'un !

J'en profite, si jamais quelqu'un a lu jusque là, sinon je posterai un nouveau thread:
J'ai pensé à une amélioration du système.
Admettons que j'ai une cellule avec un indice qui fait référence au fameux fichier excel créé par sharepoint.
Est-ce qu'il serait possible que, d'une ouverture à l'autre, si j'ai un indice qui à évolué, la cellule soit surlignée?
De sorte que si jamais il y a eu des mise à jour d'indice elles sautent aux yeux à l'ouverture du doc !

Bonjour, J'ai toujours travaillé dans dans entreprises qui avait des serveurs et cette fois, je dois travailler sur sharepoint ou one drive, or je n'arrive pas à faire de liaisons entre 2 fichiers, comme j'ai toujours eu l'habitude de faire.
Je ne comprends pas trop comment le système de bibliothèque peut régler mon problème.

Merci,