Générer des courriers types word à partir d'excel

[loulouange]

Bonsoir,

Je me permets de faire appel à vos compétences en Excel afin de savoir s'il est possible de créer dans un tableau excel comprenant une liste de personnes avec coordonnées, un bouton ou autre permettant d'ouvrir un document spécifique dans Word reprenant des éléments dans le tableau excel.

Etant donné que se sont des lettres personnalisées, il n'y pas de possibilité de faire un publipostage.

Jusqu'ici je n'ai pu qu'améliorer les lettres types en appliquant des champs, (je n'y connaissais rien avant).

Je sais qu'Excel propose de grandes possibilités mais je crains que ce que je demande nécessite une très bonne maîtrise d'Excel.

Ceci dit, si vous pensez que ma demande est réalisable, et s'il existe un tuto pas à pas ou si vous pouviez m'expliquer au moins pour un exemple, je pourrais tenter de comprendre le fonctionnement des macros.

Pour vous permettre de mieux cerner ma demande, je vous mets en pièce jointe un tableau et deux exemples de lettres types, une pour absence injustifiée (AI) et l'autre pour absence justifiée (AJ).

Le tableau est exhaustif, d'autres lettres types et documents existent, le but étant de pouvoir en cliquant sur un bouton (dans chaque colonne sur chaque ligne ??) de générer le document et de reprendre l'adresse du destinataire.

Je vous remercie par avance pour vos suggestions et conseils qui me seront bien précieux.

 

[Yaloo]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonsoir loulouange,

C'est possible, il faut toutefois définir dans votre fichier Excel quel type de courrier vous souhaitez envoyer.

A+

Martial

 

[Denis132]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonjour Loulouange, Yaloo,

Même si ce sont des lettres personnalisées, tu peux utiliser ta base Excel mais c'est plutôt avec les multiples fonctions de publipostage de Word que tu devrais travailler.

@+

Denis

 

[loulouange]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonjour,

Merci d'avoir pris le temps de vous pencher sur mon probleme.

Yaloo : "quel type de courrier" les extensions ? les noms de tous les documents ?
je dois avoir en tout une dizaines de lettres types et 3 types de bilans.
j'aimerais déja savoir comment réaliser une macro basique, peut etre avec un bouton ? je n'ai pas trouvé de tuto assez simple pour moi pour démarrer.

Denis 132 : si word peut le faire , je pense que se serait plus simple non ? Mais comment faire pour chercher une nom en particulier dans un tableau et choisir les colonnes en fonction ?

Une autre question : je voulais savoir si on pouvait insérer une liste déroulante dans word à partir de données se trouvant dans une colonne d'un tableau excel. car jusqu'ici dans word il faut ajouter les noms des éléments un à un dans la boite liste déroulante. Or celle que j'ai dans excel est vraiment très longue, enfin ce n'est pas une liste déroulante, c'est une colonne avec pas moins de 1000 lignes. ou bien peut on dire à word d'aller chercher une référence dans le tableau et de mettre à un endroit dans word les données s'y rattachant.

 

[loulouange]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Je me permets de relancer le sujet :

je recherche en priorité réponse à ma question deux à savoir

Une autre question : je voulais savoir si on pouvait insérer une liste déroulante dans word à partir de données se trouvant dans une colonne d'un tableau excel. car jusqu'ici dans word il faut ajouter les noms des éléments un à un dans la boite liste déroulante. Or celle que j'ai dans excel est vraiment très longue, enfin ce n'est pas une liste déroulante, c'est une colonne avec pas moins de 1000 lignes. ou bien peut on dire à word d'aller chercher une référence dans le tableau et de mettre à un endroit dans word les données s'y rattachant.

Merci d'avance pour votre aide.

 

[Yaloo]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonjour,

Dans ta base, il faut que tu indiques dans une colonne quel type de courrier tu veux utiliser pour la ligne. Car si j'ai bien compris, en fonction des valeurs renseignées dans cette ligne, il faut envoyer un certain type de courrier.

Ou alors, il faut choisir le type de courrier en fonction des valeurs rentrées dans la ligne ????

A+

Martial

 

[loulouange]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonsoir Yaloo

En fait les valeurs qui m'interressent pour faire ces fusions ne changent pas : nom, prenom, adresse cp et ville, ç'est à partir de ces données que je suis amenée à faire des courriers types ou bilans; donc je voulais si on pouvait fusionner ces données en cliquant sur le courrier en question.

il y a trois courriers par exemple , relance 1 relance 2 et relance 3, est il possible de faire un bouton pour chaque qui va ouvrir le courrier type en mettant l'adresse de la personne ?

 

[Yaloo]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonsoir loulouange,

Si j'ai bien compris, vois les fichiers ci-joints à mettre dans le même répertoire.

Dans le fichier Excel, il y a un bouton en haut à droite. Il ouvre un UserForm, il faut sélectionner un nom puis cliquer sur le document à remplir puis ouvrir.

A te relire

Martial

 

[loulouange]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

C'est génial Martial ce que tu as fait !!c'est exactement ce que je voudrais obtenir.

Il faudrait à présent que je comprenne comment refaire la meme chose pour rajouter mes autres modèles.

Pourrais tu m'indiquer la marche à suivre si ce n'est pas trop long et compliqué, je débute tout juste.

Encore merci pour ta disponibilité et pour ton aide précieuse.

Au plaisir de te lire.

 

[Yaloo]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonjour loulouange,

Voici le fichier avec des explications dans l'UserForm1.

Pour les fichiers Word, je n'ai fait que rajouter les signets de 1 à 6.

Dans l'UserForm1, j'ai mis 2 exemples pour AI et AJ, si tu as plusieurs lettres avec ces données identiques mais juste avec le corps de la lettre qui change, on ne peut faire qu'une seule macro avec une variable du nom du fichier.

A te relire

Martial

 

[loulouange]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonsoir Martial,

Je te remercie pour ta réponse et pour ton fichier explicatif, je vais l'étudier attentivement, je reviendrais te dire si j'ai pu assimiler la procédure.

Bonne soirée.

 

[loulouange]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonjour Yaloo, bonjour le forum,

J'ai étudié ton fichier avec tes explications, qui sont très claires d'ailleurs, mais je n'ai pas vu dans le contenu comment les champs d'excel des colonnes 1 à 6 donc A à F se mettaient automatiquement au bon emplacement dans word. Je suis allée dans le document word pour voir les signets en faisant alt+f9 mais à l'endroit de l'adresse du destinataire je ne vois rien. Comment as tu indiqué l'endroit exact ?

D'autre part, est il possible du coup de remplacer ma liste déroulante "civilité" du document word par un champ excel et qui me permettrait par la suite de garder les fonctions que j'ai mis en place concernant le renvoi du champ dans le corps de la lettre et aussi les accords avec les verbes et adjectifs? si c'est possible il faudrait que je rajoute la colonne civilité dans excel d'ailleurs.

J'espère que j'ai été assez claire dans ma demande.

Encore merci pour ton aide.

Bon dimanche.

 

[Yaloo]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonjour loulouange, le forum,

Dans les fichiers Word, j'ai mis des signets qui commencent toujours par "signet" puis un N°, ce numéro correspond à la colonne moins 1 de la ListBox1 (puisque la ListBox1 commence à 0) et donc du fichier Excel.

Donc quand on écrit :

For i = 1 To 6
.Bookmarks("Signet" & i).Range = ListBox1.Column(i - 1)
Next

Pour chaque colonne prenant la valeur de i, le signet i prends la valeur de la ListBox1 colonne i-1 (puisque ça commence à 0).

Pas évident d'expliquer tout ça par écrit

Pour la civilité, tu peux faire la même chose. C'est le même principe, le mieux est de bien définir ce que tu vas avoir dans tes fichiers Word et ensuite faire les macros en conséquence.

Dans le fichier ci-dessous, il n'y a qu'une seule macro (envoi) avec la variable du nom de fichier. Le but est de n'avoir qu'une seule macro, si tu veux changer un truc, tu ne le fais qu'une seule fois. Le nom du fichier est inclus dans les macros des boutons.

A te relire

Martial

 

[loulouange]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

Bonsoir Yaloo,

Je te remercies pour ta réponse, je suis en train de faire des essais, je reviendrais donner des nouvelles.

Bonne soirée.

 

[loulouange]

Re : Générer des courriers types word à partir d'excel

bonjour,

Je n'ai pas abandonné mon projet mais j'ai pas eu beaucoup de temps ces derniers temps.

Toutefois, j'y ai travaillé mais il faut que je comprenne mieux le fonctionnement de la création des boutons car j'ai fait des bêtises. Là mon bouton "GO" ne fonctionne plus, et comme j'ai fait des modification sur la présentation du tableau je ne voudrais pas tout perdre. Est il possible de remettre la formule concernant le bouton ? j'ai gardé le fichier d'origine intact.

Par contre, pour ce qui concerne l'accord avec les adjectifs et verbes, il faut faire la formule dans excel au préalable ou dans word ?

Encore merci