Excel ou Access?

[tondann1er]

Bonjour à tous,

plus je me ballade sur les exemples, plus je tombe de haut. c'est trop top, finalement excel. Moi qui pensait avec quelques notions, finalement je suis une "quiche" (par rapport à vous!)
Enfin, voici ma petite question:
1-le contexte: je gère une asso, avec une base excel de donnée enfant, présence, tarif et tous cela me permet de facturer (via publipostage word), bref un lourd fichier, qui recommence tous les mois. je le mets en pièce jointe pour l'exemple. (bien sûr) les enfants sont fictifs!!!
2- ce fichier excel, est utilisé par d'autres personnes qui pointent les présences (les petites x), et bien évidement, ce fichier n'est pas des plus simple, ni des plus sécurisant.
3- la question existentielle: Faut-il passer tous ce petit "programme" via des macros, formulaires, ou quelque chose d'en ce genre là, ou faut-il que je me lance à la création via access?
4- je n'ai aucune connaissance en access, ni en macros et formulaire excel..., mais je suis prêt avec beaucoup d'aide à m'y lancer.
de toutes les façons, il faut que je simplifie ces saisies pour les utilisateurs. je fais ce boulot en plus de mon temps de travail, afin de faire évoluer notre asso vers la modernité. (les logiciel de l'enfant sont hord de prix!).
Il me faut donc votre aide, ou en tous cas vos conseils.

Merci d'avance

 

[joss56]

Re : Excel ou Access?

Bonjour à tous,
Il faudrait maintenant nous dire de quelles informations tu as besoin pour chacune des entités gérées.
Par exemple, le fichier "Enfants" : identifiant, nom, prénom...
Idem pour les fichiers "Ecoles" et "Facturation".
Il faudra une table de tarification (même avec des valeurs bidon que tu modifieras après)
Besoin d'éclaircissements quant à l'annulation de facturation ("dans certains cas"....lesquels?) et toutes ces petites exceptions, ces petits riens qui ne se produisent qu'une fois par mois ou par an mais qui plantent l'appli s'ils sont mal (ou pas) gérés...
A l'heure actuelle, chacun des directeurs saisit les présences/absences sur un fichier Excel isolé/partagé?
As tu la possibilité de "monter" un petit réseau? (ton poste et celui des 3 dir.)

A te lire,
bonne journée
Jocelyn

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

Bonjour Jocelyn,

Merci pour ta réponse.
Concernant les entités, la présentation comme faite pour la "fiche enfant" suffit-elle, ou fait-il faire autrement. Si oui, je vais m'y mettre dès que possible.
Concernant la table de tarification, je la met en pièce jointe en fichier Excel.
Concernant les annulations et les les autres petites exceptions, je vais faire le point et les mettre en pièce jointe plus tard sous format Word ci cela ne te dérange pas.
Au sujet du partage du fichier Excel, à l'heure actuelle, j'ai créer un petit réseau avec mon poste et effectivement deux autres postes. Les directeurs ne travaillant pas tous aux saisies en simultané, cela ne pose pas réellement de difficulté d'utilisation.

Merci et bon week-end ensoleillé.

Au plaisir,
Dann

 

[joss56]

Re : Excel ou Access?

re,
oui, j’avais oublié la fiche enfant. Ca ira, par contre il faut la même chose pour la fiche école. Peut-être as tu aussi un modèle de facture?
Dans l'attente de ces documents, voilà ce que je pense de tout ça:
1 solution Access : tout à fait possible mais là , je laisse la main aux spécialistes du logiciel
1 solution Excel: faisable mais attention à l'utilisation en réseau (classeur partagé)
1 solution Excel + PALO : PALO est un logiciel libre qui permet de faire de vraies applications réseaux et idéal pour les stats, le reporting etc.. Inconvénient (petit!) : il faut installer le soft sur tous les postes mais ça donne la possibilité de travailler en réseau à distance.
Voilà, pour ce qui est du choix de l'architecture, la balle est dans ton camp...
Bon we (ici aussi, très ensoleillé.)
Jocelyn

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

Re,

Actuellement au boulot, j'en ai profité pour faire quelques modifs sur le modèle de facture que je mets en pièce jointe. Tu et vous m'excuserez de ne pas être trop précis quand au lieu, nom et adresse de l'asso et des participants, puisque pour rappel, sont des enfants, et je me dois d’être vigilant. Concernant le choix, la solution Excel + PALO, peut sans doute me convenir. L'installation de ce soft n'est pas un problème.
Cordialement,
Dann

 

[joss56]

Re : Excel ou Access?

ok, et oui tu as raison : aucune donnée perso sur tes fichiers.
J'ai commencé à modéliser les cubes, dès que tu auras installé PALO (jedox.com ; il faut s'enregistrer mais c'est totalement gratuit) sur ta machine je t'enverrai la base de données.
Bon courage

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

jocelyn,

le téléchargement et l’installation PALO sont fait. Petite question peut être stupide: le fait d'avoir différent système d'exploitation xp, Vista (voir seven pour le futur) ainsi que Excel 07 et 10 (chez moi) et pour le futur) ne risque t'il pas de poser problème?

 

[joss56]

Re : Excel ou Access?

Pour excel 2007/2010 ça ne pose aucun problème, pour Windows, il faudra voir (mais je ne pense pas qu'il y ait de pb)

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

Jocelyn,

En pièce jointe le fichier École. Je vais maintenant m'attarder sur celui de la saisie (plus fastidieux)
Bien à toi

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

Bonjour,
J'ai bien avancé sur la fiche de saisie. je la mettrais sans doute demain en fichier joint.
Bonne journée à tous.
Merci

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

Bonjour à tous,

Par cette belle journée certes fraiche, je me permet de mettre en pièce jointe la fiche saisie.
J'espère ne pas trop en demander. N'hésitez pas à me le dire.
Très bon week-end.
Dann

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

Heu...avec c'est mieux!

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

Bonjour à tous,

N'ayant plus de réaction de ce forum, je me demande si mon projet n'est pas trop ambitieux. je met beaucoup d'espoir dans la modernisation de notre asso. J'ai tous de même, grâce à ce forum, pris la décision de m’intéresser un peu plus dans Excel, faire peut-être une formation avancée, et de découvrir le module PALO.

Néanmoins, je reste positif, et vous remercie de tous de vos commentaires (même si cela reste parfois un peu flou...fou...pour moi évidemment!)

En espérant vous lire,
Bien cordialement,

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

Bonsoir à tous,

cela fait maintenant presque un mois que je n'ai plus de nouvelles. dommage, j"ai tant espéré et passé du temps à ce futur projet....

aléa jacta est

 

[Jam]

Re : Excel ou Access?

Slt tondann1er,

Ne désespère pas. Si tu n'as pas de réponse du forum c'est certainement pour de justes raisons:
Un projet trop ambitieux, des évolutions trop espacés, des gens comme moi qui ont un travail très prenant, etc...
Sans vouloir passer pour un vieux c..., ce que j'ai retenus de mes années de devs où les forums n'existaient pas c'est qu'on apprend bcp de ses propres erreurs et des heures à chercher une solution qui parfois est juste devant nous. Ne te décourage pas.
Sinon, je pense qu'il vaut mieux que tu multiplies les posts sur le forum des lors que tu rencontres un problème. En effet, suivre un projet qui n'est pas le sien est toujours compliqué à suivre et très consommateur de temps.

Au plaisir, et bon courage.

 

[tondann1er]

Re : Excel ou Access?

bien le bonjour,
Bienheureux d' avoir une réponse. Il est vrai que ma question initiale était minimaliste. Les réponses qui ont suivie ont été intéressantes, est malgré tout m'ont avancées dans mes réflexions.
Je pense que je n'aurai pas été plus loin dans la démarche si l on ne m avait pas proposé des réflexions et solutions, tel que Palo (que je ne comprend toujours pas).
Mais je ne désespère pas, je cherche... Et je trouverai (ou quelque un le fera avec moi!).

Bien à vous et Tjrs avec plaisir.