Tableau absence école

Myself · 23 Décembre 2013

Salut à tous,

Je poste ici un message d'entraide pour un ami professeur qui désire créer un tableau d'absence/présence qu'il utiliserait lui et ses collègues, dans une école.

Il s'agit d'un document excel qui doit être utilisable en version papier ET excel avec pour objectif principal: obtenir des statistiques concernant l'absentéisme. En d'autres termes, à quelle(s) période(s) les absences sont les plus élevées. Il s'agist d'une vision globale (l'objectif n'est pas de savoir précisement quel(s) elève(s) est(sont) absent(s) ) vous trouverez dans l'autre feuille une idée de représentation, pour laquelle j'attend vos suggestions 🙂

Pour chaque élève il y a 3 types de fréquentations:
- CA
- annoncée
- réelle

et deux plages horaires (matin et après midi).

Merci!

Goosse_Clement · 10 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

Bonjour myself,

Pas de soucis pour la réponse "tardive". J'étais un peu étonné de ne pas avoir de retour ;-)

J'ai mis en place deux graphiques (ils se mettent automatiquement à jour):
- Le premier compare le total des absences par rapport au total des présences pour chaque mois (graphique en bâtonnets),

- le deuxième, reprend tous les types d'absences par mois (graphique en courbe).

J'ai également fais quelques petites modifications:
- L'utilisateur inscrit le noms dans élèves dans les cellules grisées de chaque mois. Une fois qu'un élève est inscrit, les trois types de fréquentation apparaitront automatiquement.

- Pour un soucis de lisibilité je me suis permis de placer des formats conditionnels. A chacune des lettres correspond une couleur.

- La liste déroulante est une bonne idée en soit mais pour moi un peu inutile (beaucoup de clic pour une lettre). J'ai donc effacé ces listes déroulantes. L'utilisateur ne pourra inscrire que les lettres relatives aux absences et aux présences. Si il ne sait quelle lettre correspondant à une absence ou une présence, il lui suffira de double-cliquer sur la feuille pour avoir le récapitulatif des lettres.

- Pour éviter toutes pertes de formules, j'ai bloqué l'accès aux cellules de l'onglet 'Total absence 2014 - 2015'.

Voila, je ne sais pas quoi apporter de plus. Pour toutes modifications ou ajout, je suis encore disponible ;-)

Bonne fêtes à toi aussi 😀

Zippyshare.com - Solution_Proposee_Ecole_V1.7.xlsm

Myself · 16 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

Merci! C'est super! Dans le même registre, j'ai un document excel pour les absences/présences du membres du personnels. Pensez-vous que je puisse travailler avec ce fichier?

Goosse_Clement · 16 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

Bonsoir myself,

Tout d'abord, je suis content d'avoir pu trouver une solution à votre problème.

Oui je pense que c'est tout à fait possible. Maintenant, il faut voir vos attentes par rapport à ce fichier.
- Je suppose qu'il n'y aura plus trois types d'inscriptions
- Les absences seront-elles les mêmes (si vous voulez changer de lettres, il y aura des modifs à faire)
- ...

Essayez de votre côté. Si ça ne l'est pas, je suis bien entendu toujours prêt à répondre à vos questions 😀

BAV

Myself · 17 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

Le tableau est organisé de manière mensuel (1feuille = 1 mois) avec un onglet Total/récapitulatif et un onglet statistique (exactement comme votre tableau).

A chaque ligne, correspond 1 personne, identifiée par:
1 matricule
2 nom
3 prénom
4 lieu de travail (il existe 40 lieux de travail différents, dans une liste fermée)
5 catégorie de travailleur (liste fermée de 6 choix)

Pour chaque journée, différentes situations (9) peuvent exister que je voudrais représenter dans le tableau par une lettre de l'alphabet (A=malade, B=malade demi-journée, C=vacances, etc..) de sorte à remplir de manière rapide les champs (un peu comme pour le tableau précédent). J'aimerais ne pas utiliser de macro et ainsi utiliser votre liste déroulante afin d'obtenir un résumé par personne/par matricule/par catégorie de travailleur/ par lieu de travail des absences

Myself · 17 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

La distinction matin/après-midi n'est pas importante. Je vous envoie de suite le tableau 🙂

Il y a environ 550 entrées.

Goosse_Clement · 17 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

Bonjour Myself,

Effectivement ce n'est pas vraiment la même chose même si c'est un peu le même principe.

J'attends votre fichier excel pour y regarder en essayant de trouver une solution.

Myself · 17 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

Ci-joint le fichier attaché

Goosse_Clement · 19 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

Bonjour Myself,

J'en enfin eu un peu de temps pour regarder à votre dossier. Voici mes remarques/questions:

1. J'avais imaginé que dans tous les onglets relatifs aux mois, on insère une colonne A (qui sera affichable ou non) qui reprendrait le matricule - nom et prénom du travailleur. De cette manière, c'est trois données seront recopiées dans les colonnes adéquates.

2. Une fois qu'un travailleur à sa catégorie et son lieu de travail attribués, ces données changent-elles ou sont elles modifiables? Si elle restent fixes, on peut imaginer un automatisme dans l'idée du point 1.

3. Pour alimenter cette liste déroulante de la colonne A, il faudra aller inscrire un nouveau travailleur dans l'onglet "Donnees". J'ai imaginé un total d'inscription possible total de 150 travailleurs. En outre, dans ce même onglet, on peut imaginer mettre la liste des lieux de travail et les catégories de travailleurs. Ces listes peuvent être complétées à la suite de la dernière cellule.

4. Il faudrait que j'aie les lettres correspondante que vous voulez attribuer aux différents types de congés. De cette manière, je pourrai mettre à jour les formules et le tableau récapitulatif qui guide l'utilisateur.

5. Encore une question, voulez-vous encore garder la lettre "F" pour mentionner un jour de fermeture dans la ligne fuchsia des onglets.

Voici un fichier qui prend pour exemple les points 1 à 3.

BAV

Myself · 19 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

Bonjour,

Merci pour votre réponse. Je vais vous répondre point par point:

1. C'est une bonne idée, sachant que ces données sont indissociables.
2. Les travailleurs changent assez rarement de lieux de travail. J'avais en tête, dans un futur proche de réaliser un autre fichier qui reprendrait les changements d'affection pour éviter d'alourdir ce fichier. Vous en pensez quoi? Néanmoins, on peut reprendre l'idée du point 1.
3. Il y a environ 550 travailleurs.
4. M, W, H, O, S, Z, T, X on peut garder le F, mais cela n'est pas obligatoire.

Myself · 19 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

M, W, H, O, S, Z, T, X

M = Congé de maternité
W = Accident de travail
H = Hospitalisation
O = Formation
S = Fermeture (on peut utiliser le F aussi...)
Z = Malade
T = Mi-temps
X = Autre (au cas ou)

Goosse_Clement · 19 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

J'avais en tête, dans un futur proche de réaliser un autre fichier qui reprendrait les changements d'affection pour éviter d'alourdir ce fichier. Vous en pensez quoi?

C'est tout à fait envisageable. En plus, vous aurez un registre avec tous les travailleurs.

Seulement, il faudra que je fasse face à un problème. En effet, il faut trouver une formule pour qu'Excel prenne en compte le changement de situation seulement à partir du moment où le changement est affecté. Dans le fichier précédent, si il y a un changement, celui-ci est affecté à toute l'année. Ce qui n'arrange pas les choses.

Je fais un test avec ce que je pense faire, et vous me donnerez votre avis.

Myself · 19 Janvier 2014

Re : Tableau absence école

Il est peut etre plus simple, de ne pas se préoccuper de cette question pour l'instant. Je regarde à l'instant votre fichier 🙂

tokov · 3 Février 2014

Re : Tableau absence école

Bonjour. Déjà je tiens à vous remercier d'avoir mis cet outil en ligne. Afin de voir s'il correspond bien à mes besoins, auriez vous l’amabilité de bien vouloir m'expliquer comment ce document fonctionne (j'ai pris le document Solution_Proposee_Ecole_V1.7).
J'ai compris quelques éléments mais j'avoue que pour certains, c'est flou. C'est surtout au niveau de l'utilisation de cet outil que j'aurais besoin d'un coup de main.

Myself · 26 Février 2014

Re : Tableau absence école

Bonjour tokov, pourriez-vous être plus précis de sorte à ce que je puisse éventuellement vous aider sur base des informations que Clément m'a donnée?

tokov · 27 Février 2014

Re : Tableau absence école

Bonjour Myself,
Après avoir bien relu toutes les informations dans cette discussion et après m'être attaché à vraiment analyser le document, j'ai pu en comprendre la mécanique. Je trouve d'ailleurs certains éléments très intéressants, à tel point que je les garde en mémoire histoire de pouvoir m'en resservir en cas de besoin.
Bonne journée à vous.

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