XL 2016 creation fichier avec facture

[marie-linegilet]

Bonjour
J'ai besoin de votre aide. Je suis trésorière d'une association qui organise un accueil de loisirs. Pour cela j'ai besoin de créer un fichier pour noter les présence des enfants et pouvoir éditer automatiquement une facture par enfant et pouvoir envoyer la facture par mail.

Voici les différentes informations qu'il faudrait dans le tableau
- Nom Prénom de l'enfant
adresse postale
- Quotient familial
- Adresse mail
Nous fonctionnons 3 semaines
- du 8 au 26 juillet du lundi au vendredi avec un forfait garderie matin et soir
et de plus nous organisons 4 camps en fonction de l'age
- du 8 au 12 juillet à Rougé pour les 9-12 ans
- du 15 au 17 juillet à Craon pour les 6-8 ans
- du 18 au 18 juillet à l'Herberie pour les 3-5 ans
- du 22 au 25 juillet à Ponts de cé pour les 9-12 ans

De plus les familles peuvent être adhérentes ou non à l'association, pour être adhérent il faut payer une cotisation de 29 €.
Selon que les familles sont adhérentes ou non les tarifs sont différents
De même nous pratiquons des tarifs à la journée ou à la semaine

Je vous joins en pièce jointe notre grille tarifaire

je vous remercie par avance si vous pouviez m'aider à faire ce fichier.

Marie-line Gilet

 

[CHALET53]

Bonjour,
C'est un peu maigre comme information
Plurôt que de gérer les enfants individuellement avec toutes les infos (adresse, mail , Quotient, .... : risques d'erreur), il me semble préférable de :
1) gérer les familles sur une feuille avec les paramètres liés à la famille : nom, adresse, téléphone, mail , adhérent/non adhérent, ...)
2) les enfants (nom, prénom, date de naissance, famille de rattachement de la feuille Famille, ...)
3) les prestations offertes sur une autre feuille ( nature de la prestation, tarif suivant quotient et adhérent/non adhérent,...
4) Les bénéficiaires des prestations : prestation, enfants inscrits, ....
A partir de toutes ces infos, générations des restitutions nécessaires (factures, ....)

Une information sur les nombres de personnes maxi à traiter peut être utile pour l'organisation des informations

a+

 

[fanfan38]

Bonjour
Ci joint ma solution...

A+ François

 

[marie-linegilet]

Bonjour,
C'est un peu maigre comme information
Plurôt que de gérer les enfants individuellement avec toutes les infos (adresse, mail , Quotient, .... : risques d'erreur), il me semble préférable de :
1) gérer les familles sur une feuille avec les paramètres liés à la famille : nom, adresse, téléphone, mail , adhérent/non adhérent, ...)
2) les enfants (nom, prénom, date de naissance, famille de rattachement de la feuille Famille, ...)
3) les prestations offertes sur une autre feuille ( nature de la prestation, tarif suivant quotient et adhérent/non adhérent,...
4) Les bénéficiaires des prestations : prestation, enfants inscrits, ....
A partir de toutes ces infos, générations des restitutions nécessaires (factures, ....)

Une information sur les nombres de personnes maxi à traiter peut être utile pour l'organisation des informations

a+

Bonjour
Cela peut etre tout à fait jouable de faire comme vous dites il y a environ une cinquante d'enfants
Pourriez vous me montrer un exemple

Cordialement
Marie-Line Gilet

 

[CHALET53]

Bonsoir,
Je n'ai pas encore fait grand chose : La base Famille et la base Enfant seulement pour voir si cela constitue une piste intéressante
Sur ces deux bases, il reste à prévoir les suppressions.
Ensuite l'idée serait de créer une feuille par activité en y inscrivant la liste des participants. Peut-être que ces activités pourraient être mentionnées dans des colonnes complémentaires dans la feuille Enfants (autant de colonne que d'activités disponibles) et en topant les enfants qui y participent
Le tarif applicable serait obtenu en allant le chercher dans la feuille Prestation (à structurer) en tenant compte du Quotient de la famille et des activités réalisées par chacun des enfants

A suivre

 

[marie-linegilet]

Bonjour
ce que je vois est déjà très bien
et je pense que votre idée pour la feuille par activités est très bonne

Merci encore pour tout le boulot effectué

Marie-Line gilet

 

[CHALET53]

Je poursuivrai demain
a+

 

[CHALET53]

Bonjour,
Question concernant les prestations récurrentes (à la journée ou à la semaine)
Comment sont décomptés les jours ou semaines de présence : dans un tableau de pointage renseigné tous les jours ou autre méthode ?
La question sous jacsentes est de savoir comment réintégrées ces prestations dans le fichier qui va servir de base à la facturation

Autrement dit : comment vous faîtes aujourd'hui et comment souhaiteriez faire demain

D'atre part, a priori, il me semble qu'il serait plus simple (notamment pour la maintenance) de gérer les activités sur la feuille Enfants en ajoutant autant de colonnes que d'activités existantes avec :
une grille de saisie : Choix activité / Saisie des participants / X dans la colonne de l'activité sur la ligne correspondant à l'enfant sélectionné.
Si annulation, pas besoin de grille de saisie : supprimer le X directement dans la feuille
Les analyses nécessaires (facture, liste des participants, ... se feraient directement à partir de cette feuille
Cette option reste ouverte à d'autres solutions

 

[marie-linegilet]

Bonjour
Pour l'instant je fait un tableau avec une colonne pour les enfants et une colonne pour chaque jour et je coche quand les enfants sont présents

je pense que l'option que vous proposez est très interressante
Merci

 

[CHALET53]

Est-ce qu'un enfant qui a : Journée avec repas peut avoir en plus Péricentre Matin et/ou Soir
De même pour Forfait Semaine avec repas
ou est-ce que la journée avec repas et le forfait semaine intègre la prestation Péricentre

 

[marie-linegilet]

Oui tout à fait mais pas forcément tout les jours

 

[CHALET53]

Re,
Un premier jet à tester

 

[CHALET53]

Re,
Le suivi de présence en Péricentre (Matin, Soir, Journée) pourrait se faire comme indiqué dans la feuille Présencebis (qui remplacerait les feuilles Présence_M et Présence_S). Ouvrir la feuille Péricentrebis
Un click dans la colonne A our la Date : affichage d'un calendrier (choisir la date)
Dans la colonne B , un click fait apparaître les enfants et activités : un choix s'inscrit en colonne sur la ligne sélectionnée

Si nécessaire, pour sortir de la bôite de dialogue : click sur le X en haut à droite
Tester Récap Famille du menu général

A te lire

 

[CHALET53]

La saisie des activités se fait sur la feuille Pericentrebis (précision sur la feuille)
Les activités autre que péricentre sont gérées directement sur la feuille Enfants à partir du menu Gestion des Activités
Tester le récap Famille du menu général