création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

[nounou2011]

Bonjour,

Voilà je cherche à constituer une base de données en 2 temps. Si au départ cela parait simple, je ne maitrise pas du tout VBA et je voudrais juste le faire sans être obligé de rentrer du code.

Le fichier montre ce que je recherche à savoir :

Feuille 1 : C'est une fiche ou il y a un maximum de renseignement (je veux aussi mettre liste déroulante que j'ai commencé à créer quand c'est possible - exemple pour civilité - je ferais de même pour fontion) à rentrer permettant de constituer la base de données. Je ne sais pas si le mieux n'est pas de créer cette feuille 1 sous forme de formulaire ou si je verrouille les champs pour éviter qu'on efface les cellules "nom, prénom etc..."

Feuille 2 : En validant les informations de la feuille 1, les données sont regroupés dans un tableau qui ensuite en utilisant le tri me permettront de retrouver tel secrétaire ou telle association.

Je voudrai également que certaines données inscrites dans la feuille 1 se recopie automatiquement dans un autre fichier qui lui ne comprendrait que certaines données (ex : nom et téléphone du responsable). Ce fichier serait accessible à un plus grand nombre d'utilisateurs.

Voilà si vous pouvez m'aider à faire ce fichier en m'expliquant afin que je sois en mesure de le modifier en fonction des évolutions.

Je vous en remercie par avance.

 

[Gen Rose]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Bonjour nounou2011 et bienvenue sur XLD

En regardant ton document et tes demandes, c'est tout à fait faisable et même très simple si tu remplis les données en commençant avec la Feuil2.

En fait, il est préféreable de commencer avec la Feuil2 et le mettre en forme de tableau ce qui permettra de gérer par TCD les autres demandes.

Ma question est; qu'elle est l'utilité de la Feuil1? Car en ce moment, elle semble constituer une étape inutile pour en arriver à tes 2 autres demandes.

Au plaisir de te relire!
Le Forum,

 

[Gen Rose]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

En attendant, voir p.j. pour un mini exemple.

 

[nounou2011]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Oups apparemment mon message n'est parti.. donc je recommence.

Merci pour vos réponses rapides.

Et en y réfléchissant effectivement cela ne sert pas. Mon idée de départ était que tout le monde puisse entrer les données mais cela n'est pas cohérent puisque justement je ne souhaite pas que tout le monde ait accès à toutes les données.

Donc partant de là, ok je remplace mon idée de la feuille 1. Cette feuille pour simplement être une fiche regroupant toutes les données et en cliquant sur association (par ex.) j'aurai toutes les infos d'une seule asso. Et donc ma base de données serait en 2?
Geneviève j'ai regardé ta proposition. Mais ca ne correspond pas tout a fait. Le tri ne doit pas se faire par ville mais plutôt par fonction (c'est un détail). Par contre, le tri par association me plait bien.
Par ailleurs, je voudrai créer un fichier en parralèle qui se complèterait directement en fonction de la base de données et dans lequel je n'aurai pas toutes les informations. (ex : je mettrais uniquement les fonctions, noms et téléphone). Là encore ce fichier pourrait etre en 2 feuilles (la 1ère avec un menu qui permette de choisir une seule assoc. et la 2ème feuille serait donc la base de données.
J'ai voulu tirer les formules "civilités" et "fonction". Est-ce qu'il existe une autre manière que mise en page conditionnelle pour cacher ces mots tant que la ligne n'est pas remplie ?

 

[Gen Rose]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Re nounou2011,

Selon mon exemple, la base de donnée est la Feuil1 nommée TdB (Table de Base); c'est là que tu fais ton entrée de données.

Bonne nouvelle: pour les tri, tu peux les ajuster comme bon te semble! De plus, tu peux créer ce genre de tableau avec les champs que tu souhaites et autant de fois que tu le veux.

Maintenant, la feuil2 et 3 sont simplement des exemples de TCD que j'ai fait au hasard; c'est à toi de jouer avec les données pour en arriver au résultat voulu.

Pour se faire, clic dans le TCD Association(n'importe où - tu peux très bien deleter l'autre car de toute façon, ils sont issus tous les 2 de ta base de données).

Bon, 2007, je ne connais pas, mais tu as certainement accès aux Outils de tableau croisé dynamique qui se débloque lorsque tu trouves dedans. Clique sur Liste des champs dans Options. Maintenant, tu peux bouger, ajouter et enlever les champs que tu veux. Je te dirais: Explore. À la limite, tu peux toujours faire plein de Ctrl+Z pour revenir en arrière si ça deviens catastrophique.

Pour créer un autre TCD, sélectionne ta base de données en TdB; Menu Insertion; Tableau croisé dynamique. Tu as une boite de tous tes champs qui apparait à droite et tu fais du drag'n'drop directement dedans. Mets des couleurs au départ(Création), c'est plus facile de distinguer les champs et plus convivial, surtout quand on commence.

Il y a plusieurs tutos qui peuvent t'aider Ce lien n'existe plus et ici par exemple.

Test tout ça et reviens-moi après si tu as besoin; c'est un outils très puissant dont tu te serviras souvent alors autant apprendre à le maîtriser

@ + !

 

[nounou2011]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

alors en fait, j'ai l'impression que ce n'est pas les TCD qui vont m'aider. Plutôt faire un formulaire non ?

j'ai remis en pj le fichier que je voudrais et notamment la feuille 1 qui reprend les éléments d'une seule assoc.

 

[bbb38]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Bonsoir nounou2011, genevieve78, le forum,
Une présentation d’un formulaire pour gérer les associations (les codes ne sont pas mentionnés). Si celle-ci te convient, on peut établir un formulaire semblable pour gérer les personnes de chaque association. Les feuilles devront être protégées par un mot de passe.
Cordialement,
Bernard

 

[nounou2011]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Bonsoir BBB38,

Alors effectivement ton modèle t'intéresse. Je l'ai modifié en modifiant le VBA (j'ai fait du copié collé, je ne sais pas si cela marche). Par contre, il me manque de la place, est-ce possible de rajouter encore des lignes dans mon formulaire tout en tenant sur une seule page (je voudrais avoir la possibilité d'avoir 3 noms de personnes avec fonction, nom prénom téléphone) ?
Par contre, je ne sais pas ce que j'ai fait car après modif du VBA, je n'arrive plus à le revoir.

Il faut ensuite faire les liens entre les infos situés dans feuille 2 et le formulaire. Mais là je ne sais pas faire pour le moment.

Ensuite, il faudra faire le même principe mais le formulaire s'ouvrira dans un autre fichier et il y aurait alors moins de champs.

 

[bbb38]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Bonsoir nounou2011, le forum,
En conservant la présentation initiale du formulaire, on sélectionne l’association, et les renseignements apparaissent dans les cases respectives (code réalisé uniquement pour la fiche association). Si celle-ci te convient, je poursuivrai pour obtenir tous les renseignements.
Cordialement,
Bernard

 

[nounou2011]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Bonsoir Bernard,

Alors là ta proposition me plait bien. Il faudrait 3 colonnes "responsable".

Je pense que le bouton "valider" ne servira pas.

Par contre, je suis intéressé que tu m'expliques comment tu as fait tout cela afin que je sois en mesure de rajouter une colonne, modifier un champs etc.... (en espérant que ce n'est pas trop compliqué)

De plus, il faut ensuite que je crée un fichier similaire en s'appuyant sur la même base mais dans lequel il y aurait moins d'information affiché.

Merci d'avance de ton aide.

 

[bbb38]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Bonsoir nounou2011, le forum,

Il faudrait 3 colonnes "responsable".

Le fichier contient 4 responsables (Responsable, Responsable adjoint, Trésorier adjoint, Responsable action). Si tu souhaites uniquement 3 responsables, pour le formulaire, quel responsable doit être supprimé ?

Je pense que le bouton "valider" ne servira pas.

Tout dépend de l’utilisation du formulaire (création d’une fiche, modification des données, le bouton Valider sera utile).

Par contre, je suis intéressé que tu m'expliques comment tu as fait tout cela afin que je sois en mesure de rajouter une colonne, modifier un champs etc.... (en espérant que ce n'est pas trop compliqué)

Si tu n’as aucune notion de VBA, difficile d’expliquer en détail (pour ma part, trop long). Par contre, j’essaierai de te fournir des explications sur des points précis.

De plus, il faut ensuite que je crée un fichier similaire en s'appuyant sur la même base mais dans lequel il y aurait moins d'information affiché.

Dans ce cas, je pense qu’avec le formulaire, tu pourras créer une association, modifier les données, et inscrire celles-ci dans les deux fichiers. Su tu peux préparer la structure du fichier similaire.
Ci-joint fichier avec présentation des responsables (le code pour affichage des données n’est pas réalisé).
Cordialement,
Bernard

 

[nounou2011]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

alors en repartant de ton fichier, j'ai modifié ma demande et indiqué ce que je souhaitais directement sur la fiche.

En repartant du formulaire, est-il possible en sélectionnant le 1er champ qui en ouvre un 2ème et en cliquant sur le 2ème, cela ouvre un 3ème champ, puis les renseignements apparaissent dans les cases respectives.

On peut effectivement garder le bouton "ajouter" s'il y a possibilité de rentrer les infos directement (je pensais entrer les infos, directement dans l'onglet "fichier")

Pour le 2ème fichier, je pense que je le ferais une fois le 1er finalisé.

 

[bbb38]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Bonsoir nounou2011, le forum,

En repartant du formulaire, est-il possible en sélectionnant le 1er champ qui en ouvre un 2ème et en cliquant sur le 2ème, cela ouvre un 3ème champ, puis les renseignements apparaissent dans les cases respectives.

Oui, un exemple (code à améliorer) avec le fichier « nounou201 Modèle 4 ».

On peut effectivement garder le bouton "ajouter" s'il y a possibilité de rentrer les infos directement (je pensais entrer les infos, directement dans l'onglet "fichier")

Ok, suivant ton choix (saisie directe ou par formulaire).
Je me suis permis de modifier légèrement la présentation de ton tableau (feuille « Fichier »). Il me semble que les colonnes C « SECTION » et D « NOMS DES SECTIONS » font double emploi . Peux-tu me confirmer l’affection de ces 2 colonnes ?
Cordialement,
Bernard

 

[nounou2011]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Alors, il faut effectivement garder les 2 colonnes.
L'exemple du modèle est bon. Il y a plus qu'à le faire en partant de mon fichier. Par contre, il faut bien qu'en cliquant sur section, on voit apparaitre les différents responsables. (il ne faut pas faire encore un choix par fonction)

Par contre, une fois fait, comment dois-je faire pour modifier le nom du colonne ? Est-ce qu'en changeant le nom de la colonne directement dans l'onglet "Fichier", cela se changera automatiquement dans le formulaire ou dois-je aller dans VBA et dans ce cas, comment faire ?

Pour les colonnes Fonctions, il faudrait aussi une liste déroulante.

Voilà j'espère être assez clair.

 

[bbb38]

Re : création d'une base de données et renvoi dans un autre fichier

Bonsoir nounou2011, le forum,

Par contre, il faut bien qu'en cliquant sur section, on voit apparaitre les différents responsables. (il ne faut pas faire encore un choix par fonction)

Dans ce cas, je suppose qu’il n’y a que deux responsables par section (avec des fonctions différentes). A confirmer ?

Par contre, une fois fait, comment dois-je faire pour modifier le nom du colonne ?

Pourquoi modifier le nom d’une colonne ? Peux-tu donner un exemple ?

Est-ce qu'en changeant le nom de la colonne directement dans l'onglet "Fichier", cela se changera automatiquement dans le formulaire ou dois-je aller dans VBA et dans ce cas, comment faire ?

Non, pour ce code. Si l'on change le nom d'une colonne, on modifie donc l'affectation des cellules de cette colonne (Exemple : Ancien nom - Sections, Nouveau nom : Téléphone). Il faut donc modifier le Label, et le TextBox ou ComboBox correspondant.
Cordialement,
Bernard