XL 2016 Automatisé un planning bénévole pour un tournoi

simo161616

XLDnaute Junior
Bonjour à toutes et tous,



Je m'occupe de la responsabilité des bénévoles pour un tournoi de tennis, durant 8 jours alors qu’on reçoit presque 140 bénévoles chaque année.

On est un groupe de 3 personnes à s'occuper de leurs dispatchs, faire le briefing, faire l'appel, et de leurs expliquer les missions de chaque poste.



Le problème qu'on rencontre c'est qu’on n’arrive pas à automatiser le système c'est pour cette raison je sollicite, vivement, votre aide qui va vraiment me rendre un grand service, ainsi à toute mon équipe, toute vos propositions sont les bienvenues n'hésitez surtout pas,



Donc je vais essayer de maximiser les informations pour bien expliquer la situation comme il faut :) :



Les bénévoles ont pour rôles de :



• Vérifier la validité des billets et badges (date, photos pour les badges).

• Scanner les billets.

• Ouvrir l’accès au gradin.

• Gestion de la circulation

• Indiquer où sont les places.

• Si une personne tente de sortir à un moment non autorisé, lui signaler son "erreur" et la faire patienter.

• Léger nettoyage dans les gradins, à la fin d'une rencontre.

• Nettoyage poussé à faire à la fin de chaque journée une fois les matchs terminés.



On recense 2 périodes : (comme figurant sur la feuille "Période")



* Période 1 : Commence normalement à 10h jusqu'à 16h avec 3 bénévoles qui doivent commencé plutôt 1h avant pour occupés les postes des entrées principales afin d'empêché le publique d'accédé sur le site sans billet ou badge.

* Période 2 : Commence à 16h jusqu'à 23h



Pour commencer on fait un appel aux bénévoles, comme chaque année, en commençant par contacter par emails ceux qu'ils ont déjà participé aux anciennes éditions, après on peut aussi contacté d'autres organismes ou de faire un appel sur les réseaux sociaux etc.



Puis on reçoive par email un formulaire rempli contenant NOM ET PRENOM, ADRESSE, TEL …etc. ainsi que leurs disponibilités à coché, comme c'est figurant sur le Feuille "DISPONIBILITE", une seule condition est requise : être présent 5 jours/périodes au minimum

Du coup on saisit manuellement, les informations figurants sur les formulaires des inscrits, sur le tableau de la feuille "disponibilités".



Puis une fois on a reçu la "Feuille de match" qu'elle nous permet de visualiser les postes dont on a besoin pour cette période, toute en se basant sur la feuille "Zones" aussi. On établies un planning permettant d'affecter tous les bénévoles présent pendant cette période au postes (feuille "Poste"), de façons équitable, en se basant sur :



* La liste des bénévoles présent pour la période

* La feuille des matchs, figurant sur le feuille "Feuille des matchs", celle-ci qu’on reçoive chaque soir, dont ils nous servent comme moyen pour savoir s'il y a des matchs le lendemain qui se joue sur les courts et sur la centrale.





- Conditions pour établir un planning :



* Le planning doit permettre à chacun des bénévoles, de pouvoir regarder les matchs toute en occupant leurs postes, pour au moins une plage horaire par période.

* Prévoir une pause à chaque bénévole, pour une durée qui ne dépassant pas une plage horaire, pause déjeuné, pause clopes, se reposer …etc. par exemple de 11h30 à 13h,

* Eviter, d'affecter un bénévole 2 fois ou plus au même poste par période.

* Ne pas affecté de bénévoles aux case grisé





- Sur la feuille "DISPONIBILITE" Je cherche une Formule pour avoir les totaux de présence en périodes et en jours sans devoir les compter manuellement.

- Des fois on se heurtent au problème d'absence d'un ou plusieurs bénévoles ou un retards, alors qu'on a déjà établies le planning, ce qui fais qu'on doit tout refaire à la main et de faire attention au doublant dont ca prends énormément de temps, et je me demande si y a un moyen à liés toute les feuilles du fichiers de façons à ce que une fois je modifie le liste présence par exemple ca modifie aussi automatiquement sur les autre feuille dont celle du planning.

- Aussi la même chose pour les retards fréquent qu’on note des fois comme absent, pour le remodifier juste après quand le bénévole se présente et lui attribuer un poste automatiquement sans avoir besoin de tout refaire.



Voilà j’ai essayé d’être le plus claire possible car je sais que c’est compliqué, mais si quelque chose est ambigu ou autre, n’hésitez surtout pas à me répondre et je vous expliquerai.

Merci infiniment pour votre passage et de votre aide

-
 

Pièces jointes

  • BENEVOLES.xlsx
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Solution
avant : tranche horaire n
après : tranche horaire n+1
j'ai regardé la feuille et j'ai essayé de "reconstituer" l'ordre d'affectation sur les postes.. ca ne va pas.. le bouclage ne se fait pas sur tous les postes..

pour t'expliquer un peu plus la macro affectation telle qu'elle est en ce moment
la macro récupère la liste complète des bénévoles disponibles
elle mélange cette liste dans un ordre aléatoire
elle te demande combien de bénévoles tu souhaites utiliser
==>Si il y a un grand nombre de bénévoles, ca permet de limiter le nombre de bénévoles affectés, et d'en garder en reserve sur liste d'attente
==> si il n'y en a pas beaucoup: il suffit de laisser le nombre par défaut pour tous les utiliser==> ca limite...

vgendron

XLDnaute Barbatruc
Bonjour et bienvenu

Déjà.. je vois qu'il y a beaucoup de choses à faire..
on va essayer de procéder par étape

1) collecter les infos de dispo
tu parles de formulaire que les bénévoles remplissent et t'envoient par mail
==> tu dois donc recevoir 140 formulaires que tu dois remettre à la main dans ta feuille "Disponibilités"?
si oui: il y a certainement un moyen de récuperer toutes ces données automatiquement sans que tu aies à ouvrir tous ces formulaires un par un..
==> peux tu envoyer un de ces formulaires (avec des données bidon bien sur)

pour les calculs des deux dernières colonnes: j'ai fait une petite macro: il te suffit de cliquer sur le bouton "Maj Totaux"
 

Pièces jointes

  • BENEVOLES.xlsm
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simo161616

XLDnaute Junior
Bonjour,

Woooooooooow c'est super la macro Maj Totaux, merci beaucoup pour votre aide précieux

Oui effectivement il y a pas mal de chose c'est un vrai défi, mais si on peut au moins dépouiller les formulaires sur un tableau des disponibilités ça va nous faire gagner un temps de fou ...

Merci énormément voilà je vous mets en pièce jointe le formulaire
 

Pièces jointes

  • formulaire bénévoles 2022.docx
    105.7 KB · Affichages: 8

vgendron

XLDnaute Barbatruc
Effectivement le formulaire ne semble pas le plus pratique
comment les gens remplissent ils ce formulaire? à la main?
j'essaie de cliquer sur les différentes cases, mais apparemmment ce ne sont pas des cases à cocher ( un simple clic souris devrait normalement suffire à ajouter ou supprimer une coche)

il faudrait donc modifier ce formulaire word pour
1) permettre un remplissage simplifié et "controlé" ==> je suis quasi certain que vous recevez des formulaires avec des croix un peu partout. à coté des cases. :)
2) créer des champs facilement exportables vers excel

je n'y connais pas grand chose de ce coté, là, mais je suis certain que de nombreuses explications/ solutions existent sur le net==> je regarde ca
en attendant, j'ai modifié la macro pour qu'elle remplisse aussi les listes des bénévoles disponible sur chaque feuille
PS: j'ai modifié la feuille Samedi 16 P1 pour qu'elle est la meme structure que les autres
et j'ai remonté le tableau des dispo
 

Pièces jointes

  • BENEVOLES.xlsm
    152.1 KB · Affichages: 12

jcf6464

XLDnaute Occasionnel
Bonjour simo161616 , vgendron et le forum

le plus simple pour récupérer les infos des bénévoles c'est un formulaire googleSheet je le fait depuis des années pour des compétitions de planeurs cela fonctionne bien,


ou



bonne continuation jc
 

simo161616

XLDnaute Junior
Effectivement le formulaire ne semble pas le plus pratique
comment les gens remplissent ils ce formulaire? à la main?
j'essaie de cliquer sur les différentes cases, mais apparemmment ce ne sont pas des cases à cocher ( un simple clic souris devrait normalement suffire à ajouter ou supprimer une coche)

il faudrait donc modifier ce formulaire word pour
1) permettre un remplissage simplifié et "controlé" ==> je suis quasi certain que vous recevez des formulaires avec des croix un peu partout. à coté des cases. :)
2) créer des champs facilement exportables vers excel

je n'y connais pas grand chose de ce coté, là, mais je suis certain que de nombreuses explications/ solutions existent sur le net==> je regarde ca
en attendant, j'ai modifié la macro pour qu'elle remplisse aussi les listes des bénévoles disponible sur chaque feuille
PS: j'ai modifié la feuille Samedi 16 P1 pour qu'elle est la meme structure que les autres
et j'ai remonté le tableau des dispo
Oh un grand merci pour ce travail énorme, :) très content,

Oui on reçoivent pas mal de bénévoles qu'ils sont à l'âge de la retraite du coup, ils trouvent des difficultés avec les outils informatiques, du coup ils impriment le formulaire, le signe et nous le renvoie des fois par biais postale, du coup on est obligés de ressaisir sur le tableau les informations écris en manuscrit.

A part ceux la le reste nous envoie par mail cochés et traité à l'ordi, donc je trouve super votre idée de crée un formulaire dont on peut extraire les informations automatiquement et les organiser sur une base de données.
Je vais commencer par ca à crée un Formulaire et vous le transmettre pour me dire ce que t'en penses

MERCI INFINIMENT POUR VOTRE AIDE PRECIEUX
 

simo161616

XLDnaute Junior
Bonjour simo161616 , vgendron et le forum

le plus simple pour récupérer les infos des bénévoles c'est un formulaire googleSheet je le fait depuis des années pour des compétitions de planeurs cela fonctionne bien,


ou



bonne continuation jc
Bonjour JC,

Merci pour l'information, j'ignorais l'existence je vais essayé :)

MERCI
 

simo161616

XLDnaute Junior
Je viens de créer un formulaire pour m'amuser, sur la base de ton word


il suffit je pense d'ajouter des collaborateurs et changer de propriétaire pour que tu recoives les réponses
woooooooooooooo mais tu es trop fort c'est nikel
mais la comment je peux avoir ton formulaire je crois ca appartiens a ton compte ou je vais faire un pareil comme celui ci
merciiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii
;)
 

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